Для чего служит отчет?

Отчет "KPI торговых представителей" предназначен для оценки эффективности работы торговых представителей на основании полученных результатов в разрезе основных показателей KPI.

Данные отчета позволяют определить потенциал для улучшения качества управления продажами, а также понять, выполняется ли план посещений и насколько успешно совершаются визиты в торговые точки.

В отчете отображаются данные о количестве запланированных и фактически совершенных визитов в торговые точки, результатах посещения, визитах вне плана и другая информация. Доступны для анализа оперативной ситуации важные показатели эффективности торгового представителя, такие как: АКБ заказов, АКБ продаж, Ассортимент в торговой точке, Результативность (% заказов от запланированных посещений), средний чек и другие.

Существует три варианта формирования Отчета:

• по дате;
• по показателям дистрибуции;
• по руководителю.

Для выбора необходимого варианта отчета достаточно нажать на кнопку  и выбрать подходящий вариант из выпадающего списка. 

После того как отчет настроен и сформирован, его можно сохранить в новом варианте отчета. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой Варианты отчетов   - Сохранить вариант отчета 

KPI торговых представителей по дате

Этот вариант отчета отображает итоги работы команды торговых агентов за указанный в настройках отчета период времени.

Настройки

Для того, чтобы задать основные параметры отчета, необходимо заполнить верхнюю панель окна "Быстрые настройки", которая доступна по умолчанию при открытии Отчета "KPI торговых представителей".

Скрыть панель быстрых настроек можно нажав на активную кнопку в верхнем левом углу панели настроек.

Задать основные параметры отчета "KPI торговых представителей" также можно вызвав аналогичную команду меню "Настройки" в верхнем левом углу окна.

В открывшемся окне "Настройки отчета" доступны следующие виды настроек:

• Период – в поле указывается период для отбора документов, по которым будет сформирован отчет. Максимальное значение временного периода не ограничено.

• Режим отчета:
  • по трекам и координатам документов -  отчет будет сформирован факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным треков передвижения агента и по координатам документов за указанный в отчете период.
  • по документам - отчет будет сформирован по данным о документах факт посещения торговой точки будет рассчитан по наличию документ(а)/ов, созданных агентом за указанный в отчете период. Не учитываются координаты места создания документов;
  • по координатам документов - отчет будет сформирован отчет будет сформирован  факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным координат документов, созданных за указанный в отчете период.

• По дате – отчет может формироваться в двух различных режимах (режим выбирается из выпадающего списка):
  • документа в БД – означает, что фактическими датами посещения будут даты загрузки документов в ЦБД.
  • создания в МУ – данный режим предполагает построение отчета по дате создания документов сотрудником в МУ.

• Только проведенные документы – при установленном флажке отчет будет строиться без учета непроведенных документов.

• Список документов – указываются виды документов, которые будут учитываться в отчете при подсчете количества визитов. Если во время визита был создан документ вида, который не указан в списке, то такой визит не будет включен в отчет.

• Агент – в поле указывается торговый агент, по документам которого будет сформирован отчет. Значение указывается из справочника "Сотрудники".

Сформировать Отчет "KPI торговых представителей по дате" можно как по одному выбранному Агенту, так и одновременно по нескольким Агентам. Для этого достаточно сделать подбор Агентов нажав на кнопку "Подбор" в открывшемся окне "Агент" и выбрав тех сотрудников, по которым необходимо получить данные. 

Табличная часть

Табличная часть Отчета "KPI торговых представителей по дате" содержит в себе несколько видов показателей:

• "Агент"/"Дата посещения" – в столбце отображается ФИО агента.

При нажатии на знак "" будут отображаться все даты посещений выбранного Агента/Агентов за указанный в Отчете период.

При двойном щелчке мыши на ячейке с именем агента откроется карточка сотрудника.

• "Расстояние, км" – в группе отображается запланированное и фактическое расстояние маршрута агента.

             Расстояние, план – расстояние между точками плана посещений согласно запланированному маршруту.

             Расстояние, факт – фактическое расстояние, пройденное агентом по маршруту.

При двойном щелчке мыши на ячейке отчета в данном блоке откроется форма отчета "Пройденные расстояния агентов" с детализацией по выбранному агенту и указанному в настройках исходного отчета периоду.          

• "Продажи, факт" – в группе отображается информация о документах "Реализация", созданных агентом за указанный в настройках период. При двойном щелчке мыши на ячейке отчета в данном блоке откроется журнал документов "Реализации товаров" с установленным отбором по выбранному агенту и указанному в настройках исходного отчета периоду.

• "Визиты" – в группе отображается количество запланированных и совершенных визитов для агента и процент выполнения плана посещений агентом. 

При двойном клике мыши на ячейке отчета в данном блоке откроется форма отчета "Выполнение плана посещений". Для открытого отчета будет установлена детализация по выбранному агенту и указанному в настройках исходного отчета периоду.

• "Результативность" – в группе отображается процент выполненных по плану визитов, во время которых были созданы документы "Заказ". 

При двойном клике мыши на ячейке отчета в данном блоке, откроется журнал документов "Заказы клиентов" с установленным отбором по агенту в строке и указанному в настройках отчета периоду.

"Сумма заказов" – общая сумма по документам "Заказ", созданным во время визитов.

При двойном клике мыши на ячейке отчета в данном блоке, откроется журнал документов "Заказы клиентов"  с установленным отбором по агенту в строке и указанному в настройках отчета периоду.

"Количество заказов" – поле отображает количество документов "Заказ", созданных во время визитов. При двойном клике мыши на ячейке отчета в данном блоке, откроется журнал документов "Заказы клиентов"  с установленным отбором по агенту в строке и указанному в настройках отчета периоду.

"Результативность (% заказов от запланированных посещений)" – процент результативности визитов агента. Результативный визит – это выполненный по плану визит, в результате которого был создан документ "Заказ".

KPI торговых представителей по показателям дистрибуции 

Этот вариант отчета отображает итоги работы команды торговых агентов и супервайзеров в разрезе различных показателей дистрибуции за указанный в настройках отчета период времени. 

Для открытия данного варианта отчета необходимо нажать на кнопку в верхней панели окна Отчета и выбрать "KPI торговых представителей по показателям дистрибуции"

Настройки

Для того, чтобы задать основные параметры отчета, необходимо заполнить верхнюю панель окна "Быстрые настройки", которая доступна по умолчанию при открытии Отчета "KPI торговых представителей".

Задать основные параметра отчета "KPI торговых представителей" также можно воспользовавшись аналогичной командой меню "Настройки" в верхнем левом углу окна. 

При выборе "Простого" вида настроек Отчета, доступны следующие виды настроек:

• "Период" – в поле указывается период для отбора документов, по которым будет сформирован отчет. Максимальное значение временного периода не ограничено.

• "Агент" - в поле указывается ФИО Агента/Агентов, по данным которых будет сформирован Отчет. Есть возможность сделать отбор не только по одному, но и по нескольким Агентам, для этого необходимо воспользоваться кнопкой "Подбор".

• "Подразделение" -  в поле указываются названия Подразделений, по которым будет сформирован Отчет. Есть возможность сделать отбор не только по одному, но и по нескольким Подразделениям, для этого необходимо воспользоваться кнопкой "Подбор".

• "KPI торгового представителя" - в поле необходимо выбрать ранее созданный документ "Настройка KPI торгового представителя". 
  
  

Из выпадающего списка, который открывается при нажатии на кнопку , можно выбрать тот документ, в котором ранее были указаны необходимые настройки KPI конкретного торгового агента при помощи специального инструмента "Настройка KPI торгового представителя".

Для формирования Отчета и вывода запрашиваемых результатов на экран после установки  всех параметров достаточно нажать на кнопку , после чего в табличной части отобразятся результаты по тем показателям планирования, которые были выбраны при формировании документа "Настройка KPI торгового представителя" за указанный период.

• Показатель планирования - поле предназначено для выбора показателя планирования. У пользователя есть возможность сформировать Отчет как по одному, так и по нескольким показателям дистрибуции одновременно. Для этого необходимо поставить галочку  напротив строки "Показатели планирования", и указать интересующие показатели (выбрать из выпадающего списка.

Помимо простого вида настройки отчета "KPI торговых представителей по показателям дистрибуции" существует расширенный вид, который позволяет использовать дополнительные параметры при осуществлении отборов:

• добавлять новые и корректировать существующие поля отчета;
  
  

• самостоятельно задавать способ сортировки строк отчета;

• задавать стиль оформления отчета;

• корректировать структуру отчета;

Табличная часть

Табличная часть Отчета "KPI торговых представителей по показателям дистрибуции" отображает несколько показателей:

• "Подразделение"/"Агент"/"Показатель планирования" – в столбце отображается наименование подразделения, ФИО агента, а также показатель планирования.

При двойном клике на любую строку данной табличной части отображается окно с расшифровкой по каждому виду показателя.

• "План" - количество единиц, запланированных в документе "Настройка KPI торгового представителя".

Для каждого показателя указывается своя единица измерения. Для расшифровки значений показателей воспользуйтесь таблицей, приведенной ниже:

• "Факт" - фактическое значение показателя, отражающее точное количество единиц измерения (расшифровка выше).
  При двойном клике по строке, отображающей фактическую величину показателя, осуществляется переход на Отчеты или документы, вид которых напрямую зависит от вида показателя. 
  
  Ниже указаны фактические показатели и отчеты/документы, на которые происходит переход при двойном клике на строку:

  Показатель	Отчет/Документ, на который происходит переход
  АКБ заказов	"Обороты заказов (Обороты заказов по клиентам)"
  АКБ продаж	"Обороты продаж (Обороты продаж по клиентам)"
  Количество визитов	"Выполнение плана посещений"
  Ассортимент в торговой точке	"Реестр мерчендайзинга"
  Ассортимент заказов	"Обороты заказов (Обороты заказов по агентам)"
  Ассортимент продаж	"Обороты продаж (Обороты продаж по агентам)"
  Вес нетто продажи	"Обороты продаж (Обороты продаж по агентам)"
  Количество документов продаж	"Обороты продаж (Обороты продаж по клиентам)"
  Количество заказанных товаров	"Обороты заказов (Обороты заказов по агентам)"
  Количество проданных товаров	"Обороты продаж (Обороты продаж по агентам)"
  Средний чек продажи	"Обороты продаж (Обороты продаж по агентам)"
  Сумма заказов товаров	"Обороты заказов (Обороты заказов по агентам)"
  Сумма проданных товаров	"Обороты продаж (Обороты продаж по агентам)"

  
  В случае некорректного или неполного заполнения документа "Настройка KPI торгового представителя", система укажет строку, в которой была допущена ошибка: на экран будет выведено сообщение об ошибке, на нижней панели также отобразится эта информация.

• "Норма выполнения" - в поле отображается значение показателя, заданного в документе "Настройка KPI торгового представителя". Значение устанавливается отдельно для каждого показателя и задается в процентах (%) от запланированной величины.

• "Процент выполнения" - в поле отображается процент (%) выполнения того или иного показателя.

KPI торговых представителей по руководителю

Этот вариант отчета отображает результаты работы торговых агентов в разрезе следующих показателей:

• Клиентская база;
• Продажи;
• Визиты;
• Результативность;
• Выполнение плана продаж.

Для открытия данного варианта отчета необходимо нажать на кнопку в верхней панели окна Отчета и выбрать "KPI торговых представителей по руководителю":

Настройки

При формировании отчета необходимо задать условия формирования отчета для отбора по параметрам, заполнив поля на панели настройки отчета.

Для того, чтобы задать основные параметры отчета, необходимо заполнить верхнюю панель окна "Быстрые настройки", которая доступна по умолчанию при открытии Отчета "KPI торговых представителей". Скрыть панель быстрых настроек можно нажав на активную кнопку в верхнем левом углу панели настроек.

Задать основные параметры отчета "KPI торговых представителей" также можно воспользовавшись аналогичной командой меню "Настройки" в верхнем левом углу окна.

Доступны следующие параметры отбора:

• Период – в поле указывается период для отбора документов, по которым будет сформирован отчет.

• Режим отчета:

По трекам и координатам документов . При выборе этого варианта - факт посещения торговой точки будет засчитываться рассчитан по данным треков передвижения агента и документов, созданным агентом на МУпо координатам документов за указанный в отчете период.

По документам . При выборе этого варианта факт - факт посещения торговой точки будет засчитываться по данным наличия документов, созданным агентом на МУ.По координатам документом. При выборе этого варианта факт рассчитан по наличию документ(а)/ов, созданных агентом за указанный в отчете период. Не учитываются координаты места создания документов;

По координатам документов - факт посещения торговой точки будет засчитываться рассчитан по данным координат документов, созданным агентом на МУсозданных за указанный в отчете период.

• По дате: 

документа в БД – означает, что фактической датой документа будет считаться дата, указанная в основных реквизитах (на закладке документа "Основное").

создания в МУ – данный режим предполагает построение отчета по дате создания документов сотрудником в мобильном устройстве.

• Только проведенные документы – при установленном флажке отчет будет строиться без учета непроведенных документов.

• Список документов – в поле указывается вид или виды документов, которые будут учитываться в отчете при подсчете количества визитов. Если во время визита был создан документ вида, который не указан в списке, то такой визит не будет включен в отчет.
  
• План продаж – выбор плана продаж для расчета показателя по выполнению плана продаж
  
• Агент – в поле указывается торговый агент, по документам которого будет сформирован отчет. Есть возможность сформировать отчет сразу по нескольким торговым агентам.
• Супервайзер – в поле указывается супервайзер группы торговых агентов. При выборе в табличной части отчета отобразятся результаты для всех торговых агентов выбранного супервайзера.

В случае, если не заданы отборы по параметрам  "Агент" и "Супервайзер", то отчет будет сформирован по всем агентам и супервайзерам.

Табличная часть

Отчет "KPI торговых представителей по руководителю" формируется в разрезе Супервайзера и Агента:

При двойном клике мыши на ячейке с ФИО Супервайзера/Агента, откроется карточка сотрудника.

Табличная часть Отчета "KPI торговых представителей по руководителю" содержит в себе следующие группы показателей:

1.Клиентская база:

• "Общая клиентская база (ОКБ)" - количество закрепленных за сотрудником торговых точек
• "АКБ продаж" - количество торговых точек, по которым сотрудник за период отчета сделал "Реализации" товаров.
• "АКБ продаж /ОКБ, %" - рассчитывается как АКБ продаж/ Общая клиентская база (ОКБ)
• "АКБ заказов" - количество торговых точек, по которым сотрудник за период отчета сделал "Заказы" товаров.
• "АКБ заказов /ОКБ, %" - рассчитывается как АКБ заказов/ Общая клиентская база (ОКБ)

2.Продажи:

• Количество - количество документов "Реализации" и "Возвраты товаров от клиентов".
• Сумма - сумма проданных товаров по документам "Реализации" и "Возвраты товаров от клиентов".

При двойном клике мыши на каждой из ячеек открывается список документов:

3.Визиты:

• Плановые - количество визитов согласно документу "План посещений"
• План, факт - количество выполненных визитов из тех, что были запланированы согласно документу "План посещений"
• % выполненных по плану - рассчитывается как План, факт/ Плановые
• Всего фактических - количество визитов всего.

При двойном клике мыши на каждой из ячеек выпадает меню выбора отчета для дальнейшего анализа. Выбрав, например отчет "Выполнение плана посещений", открывается отчет "Выполнение плана посещений" с настроенными отборами:

4.Результативность:

• "Сумма заказов не по плану" - сумма заказов по визитам, выполненным вне плана посещений.
• "Сумма заказов по запланированным посещениям" - сумма заказов по визитам, выполненным по плану посещений.
• "Сумма заказов" - сумма заказов всего.
• "Количество заказов" - количество заказов всего.
• "Средний заказ (по фактическим)" - средняя сумма одного заказа.
• "Результативность (% заказов по запланированным посещениям)" - рассчитывается как "количество визитов с созданием документа "Заказ"/"количество визитов" по визитам, запланированным согласно документу "План посещений".
• "Результативность (% заказов по фактическим посещениям)" - рассчитывается как "количество визитов с созданием документа "Заказ"/"количество визитов" по всем визитам.

При двойном клике мыши на каждой из ячеек "Сумма заказов не по плану"/"Сумма заказов по запланированным посещениям"/"Сумма заказов"/"Количество заказов" открывается список заказов с настроенными отборами:

5.Выполнение плана продаж:

• "Количество, план" - количество товара для продажи согласно выбранному Плану продаж.
• "Количество, факт" - количество проданных товаров по документам "Реализации" и "Возвраты товаров от клиентов". Рассчитывается согласно периоду выбранного Плана продаж.
• "Процент выполнения" - рассчитывается как "Количество, план"/"Количество, факт".

Колонки по выполнению плана продаж формируются в отчете только в случае, если в настройках отбора выбран "План продаж":