В статье описывается назначение и перечень данных в отчете «KPI торговых представителей».
Применение отчета «KPI торговых представителей»
В отчете формируются данные по ключевым показателям эффективности мобильных сотрудников, которые были определены в документах «План продаж», «План посещений», «Настройка KPI торгового представителя», «Планы продаж на торговые точки». Данные образовываются в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» (УД) по документам продаж, которые были созданы в приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» (МТ).
Назначение отчета «KPI торговых представителей»
- Анализ результативности работы мобильных сотрудников в точках продаж всей торговой и дистрибьюторской сети.
- Анализ результативности работы в точках продаж определенного Агента.
- Анализ результативности работы в точках продаж руководителя команды мобильных сотрудников и его Агентов.
- Применение данных для других аналитических отчетов и справок.
Чтобы сформировать отчет, откройте в разделе «Планирование и контроль» → «Отчеты» и выберите «KPI торговых представителей».
Внешний вид
В верхней части окна отчета «KPI торговых представителей» находятся системные кнопки управления и поле настроек, ниже отображается информация в колонках табличной части в зависимости от настроек.
На верхней панели нажмите кнопку 
«Варианты отчета» и в списке включите флажок рядом с наименованием формы отчета, которая должна отображаться:
- «KPI торговых представителей по дате»
- «KPI торговых представителей по показателям дистрибуции»
- «KPI торговых представителей по руководителю»
Настройки
В зависимости от выбранной формы отчета отображаются различные настройки:
Этот вариант отчета отображает итоги работы команды мобильных сотрудников за указанный в настройках отчета период времени.
Заполните необходимые параметры на панели «Быстрые настройки» для формирования нужных сведений в отчете:
«Период» – укажите даты, по которым будет сформирован отчет. Нажмите кнопку в виде календарика
для выбора даты начала. Затем, с помощью аналогичной кнопки, укажите дату окончания. Либо установите период с помощью кнопки 
«Выбор периода». Год устанавливается по умолчанию текущий. Период может быть произвольным, без ограничений по стандартной периодичности (день, неделя, год и т.д.). Максимальное значение временного периода не ограничено.- «Режим отчета» – укажите параметры, по которым будут формироваться сведения в табличной части отчета. Нажмите кнопку выбора и укажите один из параметров:
«По трекам и координатам документов» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным треков передвижения Агента и по координатам документов за указанный в отчете период.
- «По документам» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по наличию документ(а/ов), созданных Агентом за указанный в отчете период. При этом координаты места создания документов не учитываются.
- «По координатам документов» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным координат документов, созданных за указанный в отчете период.
Выбранный режим отчета не влияет на расчет расстояния по факту в отчете.
- «По дате» – укажите параметры времени создания документов продаж, по которым будут формироваться сведения в табличной части отчета. Нажмите кнопку выбора и укажите один из параметров:
- «документа в БД» – расчеты будут производится по датам загрузки документов в ЦБД.
- «создания в МУ» – расчеты будут производится по датам создания документов сотрудником в мобильном устройстве.
- «Только проведенные документы» – в поле устанавливается режим, при котором в отчете формируются сведения только по проведенным документам. Если необходимо сформировать отчет по всем документам, то флажок
устанавливать не нужно. «Список документов» – укажите виды документов, которые будут учитываться в отчете при подсчете количества визитов. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне включите флажок
рядом с наименованием документа. Если во время визита Агентом был создан документ вида, который не указан в списке, то такой визит не будет включен в отчет.- «Использовать данные, полученные по мобильным сетям» – в поле устанавливается режим, при котором в отчете формируются сведения по данным, полученным с помощью вышек сотовой связи и точек Wi-Fi. Данный режим применяется, если используется мобильное приложение ниже версии 1.0.23.0. В актуальной версии установлен автоматический выбор источника и флажок устанавливать не нужно (подробнее читайте в статье «Описание формата обмена данными»).
- «Агент» – укажите для отбора значение из справочника «Сотрудники», если требуется сформировать отчет по документам определенного Агента или нескольких. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне нажмите кнопку «Подбор». После выбора сотрудник(а/ов) необходимо в окне «Агент» включить флажок в строке рядом с именем и нажать кнопку «ОК».
Этот вариант отчета отображает итоги работы команды мобильных сотрудников в разрезе различных показателей дистрибуции за указанный в настройках отчета период времени.
Заполните необходимые параметры на панели «Быстрые настройки» для формирования нужных сведений в отчете:
- «Период» – укажите даты, по которым будет сформирован отчет. Нажмите кнопку в виде календарика для выбора даты начала. Затем, с помощью аналогичной кнопки, укажите дату окончания. Либо установите период с помощью кнопки «Выбор периода». Год устанавливается по умолчанию текущий. Период может быть произвольным, без ограничений по стандартной периодичности (день, неделя, год и т.д.). Максимальное значение временного периода не ограничено.
- «Агент» – укажите значение из справочника «Сотрудники», если требуется сформировать отчет по документам определенного Агента или нескольких. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне нажмите кнопку «Подбор». После выбора сотрудник(а/ов) необходимо в окне «Агент» включить флажок в строке рядом с его именем и нажать кнопку «ОК».
- «Подразделение» – укажите значение из справочника «Подразделения и дистрибьюторы», если требуется сформировать отчет по документам, созданным сотрудниками определенного подразделения.
- «KPI торгового представителя» – укажите значение из проведенного документа «Настройка KPI торгового представителя», если требуется сформировать отчет по ключевым показателям эффективности Агентов собственной торговой сети или сотрудников, которые работают у Дистрибьюторов.
- «Показатели планирования» – укажите значение из справочника «Показатели дистрибуции», если требуется сформировать отчет по определенному показателю планирования. Для этого нажмите кнопку выбора, указав одно значение в окне «Показатели дистрибуции», нажмите кнопку «Выбрать».
Этот вариант отчета отображает итоги работы руководителя и его команды мобильных сотрудников за указанный в настройках отчета период времени.
Заполните необходимые параметры на панели «Быстрые настройки» для формирования нужных сведений в отчете:
- «Период» – укажите даты, по которым будет сформирован отчет. Нажмите кнопку в виде календарика для выбора даты начала. Затем, с помощью аналогичной кнопки, укажите дату окончания. Либо установите период с помощью кнопки «Выбор периода». Год устанавливается по умолчанию текущий. Период может быть произвольным, без ограничений по стандартной периодичности (день, неделя, год и т.д.). Максимальное значение временного периода не ограничено.
- «Режим отчета» – укажите параметры, по которым будут формироваться сведения в табличной части отчета. Нажмите кнопку выбора и укажите один из параметров:
«По трекам и координатам документов» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным треков передвижения Агента и по координатам документов за указанный в отчете период.
- «По документам» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по наличию документ(а/ов), созданных Агентом за указанный в отчете период. При этом координаты места создания документов не учитываются.
- «По координатам документов» – факт посещения торговой точки будет рассчитан по данным координат документов, созданных за указанный в отчете период.
- «По дате» – укажите для отбора параметры времени создания документов продаж, по которым будут формироваться сведения в табличной части отчета. Нажмите кнопку выбора и укажите один из параметров:
- «документа в БД» – расчеты будут производится по датам загрузки документов в ЦБД.
- «создания в МУ» – расчеты будут производится по датам создания документов сотрудником в мобильном устройстве.
- «Только проведенные документы» – в поле устанавливается режим, при котором в отчете формируются сведения только по проведенным документам. Если необходимо сформировать отчет по всем документам, то флажок устанавливать не нужно.
- «Список документов» – укажите виды документов, которые будут учитываться в отчете при подсчете количества визитов. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне включите флажок рядом с наименованием документа. Если во время визита Агентом был создан документ вида, который не указан в списке, то такой визит не будет включен в отчет.
- «План продаж» – укажите утвержденный документ «План продаж», по которому будет производится расчет показателей по выполнению плана продаж.
- «Использовать данные, полученные по мобильным сетям» – в поле устанавливается режим, при котором в отчете формируются сведения по данным, полученным с помощью вышек сотовой связи и точек Wi-Fi. Данный режим применяется, если используется мобильное приложение ниже версии 1.0.23.0. В актуальной версии установлен автоматический выбор источника и флажок устанавливать не нужно (подробнее читайте в статье «Описание формата обмена данными»).
- «Агент» – укажите значение из справочника «Сотрудники», если требуется сформировать отчет по документам определенного Агента или нескольких. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне нажмите кнопку «Подбор». После выбора сотрудник(а/ов) необходимо в окне «Агент» включить флажок в строке рядом с его именем и нажать кнопку «ОК».
- «Супервайзер» – укажите значение из справочника «Сотрудники» руководителя команды мобильных сотрудников, и отчет будет сформирован по документам Агентов, в карточках которых указан выбранный руководитель. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшимся окне нажмите кнопку «Подбор». После выбора руководителя необходимо в окне «Супервайзер» включить флажок в строке рядом с его именем и нажать кнопку «ОК».
В случае, если отбор по параметрам «Агент» и «Супервайзер» не установлен, то отчет будет сформирован по всем Агентам и супервайзерам.
Нажав кнопку «Настройки» в верхней части окна отчета «KPI торговых представителей» и выбрав вид «Расширенный», можно указать другие параметры для формирования сведений в табличной части и сохранить свой вариант отчета.
Просмотр сведений и актуализация данных
Чтобы сведения отобразились в выбранном варианте отчета «KPI торговых представителей», нажмите кнопку «Сформировать». В табличной части формируются данные в колонках с наименованием в зависимости от выбранного варианта отчета. Значения отображаются в ячейках, которые образуют строки.
Для удобства просмотра отчета можно скрыть панель быстрых настроек, нажав активную кнопку 
рядом с наименованием панели «Быстрые настройки».
По умолчанию сведения в табличной части отображаются в подробном виде – все строки открыты. При необходимости их также можно скрыть, нажав значок в виде минуса «-». Строки закроются, а символ заменится на значок в виде плюса «+».
При двойном клике мыши в ячейке с наименованием доступна возможность быстрого перехода в источники – справочники, документы и отчеты:
- во всех вариантах в колонке с ФИО Супервайзера/Агента открывается карточка сотрудника из справочника «Сотрудники».
В варианте отчета «KPI торговых представителей по дате»:
- в колонке «Продажи, факт» → «Количество/Сумма» открывается Общий журнал документов, где отображаются документы «Реализация товаров» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «Продажи, факт» → «Вес» открывается форма отчета «Обороты продаж» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «Визиты» открывается форма отчета «Выполнение плана посещений» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «Результативность» → «Сумма заказов/Количество заказов» открывается журнал документов «Заказы клиентов» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду.
В варианте отчета «KPI торговых представителей по показателям дистрибуции»:
- в колонке с наименованием подразделения открывается карточка из справочника «Подразделения и дистрибьюторы»;
- в колонке «Показатель планирования» открывается карточка из справочника «Показатели дистрибуции» с описанием показателя;
- в колонке «Факт» осуществляется переход на отчеты или документы (в зависимости от вида показателя) с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду. Для каждого показателя в отчете отображается своя единица измерения. Подробное описание значений показателей находятся в статье «Показатели дистрибуции». В таблице ниже указаны фактические показатели и отчеты/документы, на которые происходит переход при двойном клике на значение в ячейке:
| Показатель | Отчет/Документ, на который происходит переход |
|---|---|
| «АКБ заказов» | «Обороты заказов (Обороты заказов по клиентам)» |
| «АКБ продаж» | «Обороты заказов (Обороты заказов по клиентам)» |
| «Количество визитов» | |
«Ассортимент в торговой точке» | |
«Ассортимент заказов» | |
«Ассортимент продаж» | |
«Вес нетто продажи» | |
«Количество документов продаж» | |
«Количество заказанных товаров» | |
«Количество проданных товаров» | |
«Средний чек продажи» | |
«Сумма заказов товаров» | |
«Сумма проданных товаров» |
В варианте отчета «KPI торговых представителей по руководителю»:
- в колонке «Продажи, факт» → «Количество/Сумма» открывается Общий журнал документов, где отображаются документ(ы) «Реализация товаров» и «Возврат товаров от клиента» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «Визиты» открывается по выбору: форма отчета «Выполнение плана посещений» либо форма отчета «Зоны передвижений агентов» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «Результативность» → «Сумма заказов/Количество заказов/Сумма заказов не по плану/Сумма заказов по запланированным посещениям» открывается журнал документов «Заказы клиентов» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду;
- в колонке «План продаж» → «Количество, факт/Процент выполнения/«Сумма, факт/Процент выполнения» открывается форма отчета «Обороты продаж» с установленным отбором по выбранному в поле «Агент» сотруднику и по указанному в настройках отчета периоду.
Колонки по выполнению плана продаж формируются в отчете только в случае, если в поле «План продаж» на панели «Быстрые настройки» выбран утвержденный «План продаж».
Чтобы найти определенный текст в отчете, нажмите кнопку «Найти». Откроется окно «Поиск». Командная панель в окне поиска – стандартная, системная.
Чтобы открыть сразу все строки отчета, нажмите кнопку «Развернуть все группы» 
.
Чтобы закрыть сразу все строки отчета, нажмите кнопку «Свернуть все группы» 
.
Чтобы отправить отчет на печать, нажмите кнопку «Печать результата отчета» 
. Откроется установленное по умолчанию в операционной системе приложение для печати.
Для предварительного просмотра нажмите кнопку 
«Предварительный просмотр документа перед печатью». Откроется установленное по умолчанию в операционной системе приложение просмотра.
Для сохранения отчета в формате документов MSOffice нажмите кнопку 
«Сохранить результат отчета в файл», откроется окно проводника для выбора нужного типа файла и места хранения.
Для отправки отчета по электронной почте, нажмите кнопку
«Отправить отчет по электронной почте». Доступно три варианта:
- «Отправить сейчас»
- «Создать рассылку отчетов»
- «Включить в существующую рассылку отчетов»
Для актуализации данных в отчете «KPI торговых представителей» необходимо произвести нужное:
- Настройки в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции».
- Настройки обмена данными:
- для отдельной конфигурации (без других учетных систем 1С) в разделе «Обмен с мобильными устройствами».
- для консолидации данных при использовании сервиса «Т-Обмен» произвести активацию канала «Т-Обмен» в «Личном кабинете» и синхронизацию данных по Т-Обмену.
Формулы расчета
Для расчета берутся сведения за указанный период из документов, созданных мобильным сотрудником в МТ, который выбран в настройках отчета в поле «Агент».
| Наименование | Расчет |
|---|---|
| Вариант отчета «KPI торговых представителей по дате» | |
«Продажи, факт» | В группе отображаются расчеты документов «Реализация». |
| Сложение всех товаров из документов «Реализация товаров» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение веса всех товаров из документов «Реализация товаров» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех сумм в документах «Реализация товаров» за период, выбранный в отчете. |
| «Визиты» | В группе отображаются расчеты документов «Заказ». |
| Сложение количества посещений сотрудником торговых точек, запланированных в утвержденном документе «План продаж на торговые точки», за период, выбранный в отчете. |
| Сложение количества фактического посещения торговых точек сотрудником, запланированных в документе «План продаж на торговые точки». Данные для расчетов выбираются в поле «Режим отчета»: по данным треков передвижения, по координатам документов, по наличию документ(а/ов) в УД. |
| Процентное соотношение = доля значений «План, факт» по отношению к значению «Плановые». |
| Сложение количества фактического посещения торговых точек сотрудником, не запланированных в документе «План продаж на торговые точки», за период, выбранный в отчете. Данные для расчетов выбираются в поле «Режим отчета»: по данным треков передвижения, по координатам документов, по наличию документ(а/ов) в УД. |
| Сложение количества не посещенных сотрудником торговых точек по уважительной причине, запланированных в документе «План продаж на торговые точки». Подробнее о ротации агентов читайте в статье «Настройки для планирования посещений». |
| Сложение количества фактического посещения торговых точек сотрудником, запланированных в документе «План продаж на торговые точки», и количества фактического посещения торговых точек, не запланированных в документе «План продаж на торговые точки» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение количества новых торговых точек, которые были созданы в документе «Реализация товаров» сотрудником при посещении за период, выбранный в отчете. |
| «Результативность» | В группе отображаются расчеты документов «Заказ клиента». |
| Сложение всех сумм в документах «Заказ клиента» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех документов «Заказ клиента», созданных во время визитов сотрудника за период, выбранный в отчете. |
| Процентное соотношение = доля значений «Количество заказов» по отношению к значению «Плановые», % заказов от запланированных посещений. |
| Вариант отчета «KPI торговых представителей по показателям дистрибуции» | |
| Сложение всех плановых показателей, указанных для сотрудника в документе «Настройка KPI торгового представителя» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех фактически выполненных показателей, указанных для сотрудника в документе «Настройка KPI торгового представителя» за период, выбранный в отчете. Для расчета каждого показателя в отчете берется соответствующая единица измерения. |
| Процентное соотношение = доля значений «Факт» по отношению к значению «План». |
| Вариант отчета «KPI торговых представителей по руководителю» | |
| «Клиентская база» | В группе отображаются расчеты сведений из документов по клиентам. |
| Сложение всех закрепленных за сотрудником клиентов в справочнике «Торговые точки». |
| Сложение закрепленных за сотрудником клиентов, по которым созданы документы «Реализация товаров» за период, выбранный в отчете. |
| Процентное соотношение = доля значений «АКБ продаж» по отношению к значению «Общая клиентская база (ОКБ)». |
| Сложение всех документов «Заказ клиента», созданных во время визитов сотрудника за период выбранный в отчете. |
| Процентное соотношение = доля значений «АКБ заказов» по отношению к значению «Общая клиентская база (ОКБ)». |
«Продажи, факт» | В группе отображаются расчеты из документов «Реализация». |
| Сложение всех товаров из документов «Реализация товаров» и вычитание из этого количества товаров из документов «Возврат товаров от клиента». |
| Сложение сумм всех проданных товаров из документов «Реализация товаров» и вычитание сумм из документов «Возврат товаров от клиента». |
«Визиты» | В группе отображаются расчеты документов «Заказ». |
| Сложение количества посещений сотрудником торговых точек, запланированных в утвержденном документе «План посещений», за период, выбранный в отчете. |
| Сложение количества фактического посещения торговых точек сотрудником, запланированных в документе «План посещений», за период, выбранный в отчете. Данные для расчетов выбираются в поле «Режим отчета»: по данным треков передвижения, по координатам документов, по наличию документ(а/ов) в УД. |
| Процентное соотношение = доля значений «План, факт» по отношению к значению «Плановые». |
| Сложение количества фактического посещения торговых точек сотрудником, запланированных в документе «План посещений», и количества фактического посещения торговых точек, не запланированных в документе «План посещений», за период, выбранный в отчете. |
| «Результативность» | В группе отображаются расчеты документов «Заказ клиента». |
| Сложение всех сумм в документах «Заказ клиента», не запланированных в документе «План посещений», за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех сумм в документах «Заказ клиента», запланированных в документе «План посещений», за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех сумм в документах «Заказ клиента» за период, выбранный в отчете. |
| Сложение всех документов «Заказ клиента», созданных во время визитов сотрудника за период, выбранный в отчете. |
| Среднее значение суммы всех документов «Заказ клиента», созданных во время визитов сотрудника за период, выбранный в отчете. |
| Процентное соотношение = доля значений «Количество заказов» по отношению к значению «Плановые», % заказов от запланированных посещений. |
| Процентное соотношение = доля значений «Количество заказов» по отношению к значению «Всего фактических». |
| «План продаж» | В группе отображаются расчеты документов «Реализация». |
| Сложение всех товаров из документов «Реализация товаров», запланированных в документе «План продаж». |
| Сложение всех товаров из документов «Реализация товаров», запланированных в документе «План продаж», и вычитание из этого количества товаров из документов «Возврат товаров от клиента». |
| Сложение сумм всех товаров, запланированных в документе «План продаж». |
| Сложение всех сумм в документах «Реализация товаров», запланированных в документе «План продаж». |
| Процентное соотношение = доля значений «Количество, факт» по отношению к значению «Количество, план». |
| «Итого» | Итоговая сумма всех значений в колонке. |