В статье описывается создание документа «План посещений» в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» для контроля посещений и результатов работы агентов в торговых точках.
Все планы посещений, доступные для выгрузки в мобильные устройства, работающих в мобильном приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» Агентов, и загружающих данные в конфигурацию «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» отображаются в документе «Планы посещений».
Чтобы создать новый план посещения, нажмите в левой панели меню раздел «Планирование и контроль» → «Планы посещений».
Откроется окно справочника «Планы посещений», в верхней части окна нажмите кнопку «Создать» и откроется форма «План посещений (создание)».
Внешний вид
По умолчанию окно открывается на вкладке «Основное».
В верхней части окна находятся ссылки для перехода в другие справочники, системные кнопки управления, ниже размещены поля для заполнения и вкладки с параметрами настроек.
Заполнение параметров плана посещения
В верхней части окна отображаются параметры:
- «Номер... от...». В поле указывается номер и дата создания документа. Поля заполняются автоматически при записи документа. В случае если дата вводится вручную, в табличной части происходит автоматический перерасчет дат и дней недели. Отображение первой даты устанавливается в соответствии с введенным значением даты документа.
- «Статус». В поле указывается статус оформления документа. Для нового документа по умолчанию устанавливается статус «В подготовке». Далее статус может быть изменен, в зависимости от того, на каком этапе находится оформление документа. В МТ сотрудников выгружаются планы посещений со статусом «Утвержден».
- «Подразделение». В поле указывается подразделение организации, от имени которого оформляется документ. Значение выбирается из справочника «Подразделения».
- «Агент». В поле указывается агент, для которого оформляется документ. Значение выбирается из справочника «Сотрудники», в карточке которого указано нужное подразделение. В случае если подразделение не указано, выбрать сотрудника становится не доступным.
Если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок настройки «Привязывать торговые точки к агентам», то при заполнении табличной части документа «План посещений» список торговых точек будет фильтроваться по выбранному агенту.
- «Интервал». В поле указывается период действия плана. На вкладке «План посещений» в табличной части отобразятся даты в соответствии с указанным интервалом. Если указан интервал планирования «Месяц», то в табличной части документа отобразятся даты, начиная с первого числа месяца. Если выбрано значение «2 недели» или «Неделя», то в табличной части отобразятся даты с начала текущей недели.
- «Циклич. до». В поле указывается дата, до которой будет повторяться данный план. Если поле заполнено, то план считается циклическим и будет повторяться через установленный интервал планирования до даты, указанной в данном поле. Если поле пустое, то план считается обычным (не циклическим) и действует только в течение периода, указанного в поле «Интервал».
На один день нельзя ввести одновременно два и более обычных (не циклических) плана или два и более циклических. При таком вводе программа выдаст предупреждение и не даст провести документ. Если требуется временно скорректировать циклический план посещений на определенный период, то для этого создается обычный план посещений. В этом случае в МТ агента будет выгружен маршрут согласно обычному плану. По окончании периода действия обычного плана, в МТ снова начнет выгружаться циклический план.
- «Параметр пункта». В поле указывается дополнительный параметр, который будет отображаться для каждого посещения. В списке доступно три параметра:
- «Основное значение» – для точки маршрута будет отображаться флажок отмеченного посещения или порядковый номер посещения (если включена настройка «Использовать порядок»).
- «Время» – в ячейке плана отобразится время посещения торговой точки.
- «Комментарий» – в ячейке плана отобразится комментарий к точке маршрута.
- «Использовать порядок». Если требуется чтобы агент придерживался точного порядка посещений торговых точек в определенные дни, включите флажок.
Для удобства работы в табличной части плана посещений вкладку «Основные» можно закрыть, если кликнуть левой клавишей мыши наименование зеленого цвета.
В верхней части вкладки отображаются параметры:
- «Режим редактирования». Доступно два режима, активный отображается зеленым цветом. Чтобы перейти в другой режим нажмите соответствующую кнопку:
- «Быстрый». Для более быстрого редактирования открывается печатная форма с более высокой скоростью отклика редактирования плана.
- «Расширенный» (установлен по умолчанию). Режим содержит дополнительные параметры настроек:
Контекстное меню.
Оптимизация маршрутов.
Пересчет итогов маршрута.
- «Режим отображения клиентов». Доступно три режима, чтобы переключить нажмите соответствующую кнопку:
- «Наши» (установлено по умолчанию). Для отображения колонок «Контрагенты» и «Торговые точки». Данные заполняются из соответствующих справочников.
- «Все». Для отображения всех торговых точек и контрагентов.
- «Дистрибьютера». Для отображения колонок «Контрагенты» и «Торговые точки», а также элементов, в карточках которых включен флажок «Дистрибьютер».
Ниже размещены системные кнопки для перемещения и сортировки, а также кнопки управления данными в табличной части вкладки:
- «Добавить». Для добавления одной торговой точки нажмите кнопку выбора в колонке и откроется окно справочника «Торговые точки». Если используется справочник «Контрагенты», при выборе торговой точки данные автоматически заполняются и в колонке «Контрагенты». Если у выбранного контрагента несколько торговых точек, то в колонке «Торговая точка» можно выбрать нужную.
- «Подбор». Для добавления множества торговых точек по выбранному агенту нажмите кнопку и откроется окно справочника «Связь агентов дистрибьютера с торговыми точками», где можно выделить нужную строку и нажать кнопку «Выбрать». Если необходимо выбрать сразу несколько, нажмите кнопку «Shift» и одновременно выделите нужные элементы курсором мыши. Тогда каждый элемент отображается в рамке, и затем, для добавления выделенных элементов в табличную часть, нажмите кнопку «Выбрать».
При использовании сервиса «Т-Обмен» рекомендуется использовать кнопку «Подбор» для заполнения плана посещений.
- «Перезаполнить». В случае изменения сопоставлений нажмите кнопку и откроется окно «Форма обновления табличной части Плана посещений».
- «Очистить». Для удаления данных в табличной части вкладки нажмите эту кнопку и откроется системное окно, в котором нужно подтвердить выбор, нажав кнопку «Да».
- «Проверить связи». Нажмите кнопку и откроется служебное сообщение в нижней части окна, в котором отобразится подтверждение связи между торговыми точками и контрагентами, закрепленными за Агентом в программе, либо предупреждение об отсутствии. Если связь не активна, то при выгрузке плана посещения в МТ агента такие записи будут пропущены.
Если режим «Использовать порядок» включен, то появляются дополнительные параметры и кнопки:
- «Контролировать километраж». Если требуется пересчитать километраж с учетом дорог по плановому маршруту агента на каждый день визита, флажок следует включить.
- «Начало маршрута». Указывается начальная точка для оптимизации маршрута при планировании посещений. Оптимальный маршрут Агента будет строиться от указанной начальной точки маршрута с учетом кратчайшего расстояния до следующей торговой точки.
- «Конец маршрута». Указывается конечная точка маршрута при планировании посещений Агента. Оптимальный маршрут Агента будет строиться с учетом кратчайшего расстояния до конечной точки маршрута.
Значение начала и конечной точки маршрута выбирается из выпадающего списка. В списке доступно четыре значения:
«Не имеет значения». При выборе этого значения начальной точкой маршрута будет назначена торговая точка, с наиболее оптимальным началом маршрута.
«Офис». Если торговые Агенты отправляются на маршрут из офиса, первой торговой точкой в маршруте будет ближайшая к офису торговая точка. Начальная точка оптимального маршрута посещений Агента определяется по координатам подразделения, закрепленного за Агентом в программе. Если для подразделения Агента координаты не заданы, то начальной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации.
«Домашний адрес агента». Если Агенты отправляются по маршруту из дома, первой торговой точкой будет, ближайшая к дому Агента. Начальная точка оптимального маршрута посещений Агента будет определяться по координатам, указанным в карточке физического лица (сотрудника).
«Заданная торговая точка». При выборе этого значения начальной точкой маршрута назначается определенная ТТ, указанная первой в порядке посещения.
Включенный режим «Контролировать километраж» запрещает проводить документ «План посещений», если итоговая длина требует пересчета (об этом сигнализирует значок 
рядом со значением расстояния). При проведении документа "План посещений" будет выдано служебное сообщение внизу окна о пересчете планового расстояния. Контроль итоговой длины планового маршрута необходим для актуализации данных при оценке план/факта расстояний агента в отчетах:
- «Пройденные расстояния агентов».
- «KPI торговых представителей».
Если отслеживание планового расстояния на текущий момент не требуется, режим «Контролировать километраж» лучше отключить.
- «Оптимизировать все маршруты». Для оптимизации сразу всех дней визитов агента нажмите эту кнопку. В результате работы алгоритма итоговая длина в каждом дне, где визиты отмечены флажком, будут пересчитаны с точки зрения кратчайшего расстояния, с учетом координат торговых точек и дорожной карты местности.
- «Пересчитать итоги маршрута». Если имеются не пересчитанные итоги нажмите кнопку перед проведением документа.
- «Редактор маршрута». Чтобы отредактировать маршрут агента визуально, с помощью онлайн карты (используется встроенный бесплатный сервис OpenRouteService), нажмите кнопку и откроется окно «Редактор маршрута».
В табличной части вкладки «План посещений» отображаются колонки:
- «N». В поле отображается автоматически заполняемый порядковый номер.
- «Контрагент». Если флажок включен в параметре «Использовать контрагентов» в разделе «Настройка дистрибуции», то данная колонка отображается. Значение выбирается из справочника «Контрагенты».
- «Торговая точка». Значение выбирается из справочника «Торговые точки».
- «Адрес». Значение автоматически заполняется из справочника «Торговые точки» и редактирование не доступно.
- «Всего». В поле отображается автоматически заполняемое количество дней, включенных флажком в следующих колонках с наименованием дней недели, в текущей строке.
Далее отображаются колонки с наименованием дней недели, в зависимости от выбранного режима в параметре «Интервал» на вкладке «Основные». Чтобы выбрать день посещения торговой точки агентом, включите флажок в колонке с нужным наименование и датой.
Если на вкладке «Основные» выбран «Параметр пункта» → «Время», то в каждом выбранном дне становится доступным открыть окно «Параметры маршрута». Доступно написать произвольный текст в поле «Комментарий» к точке маршрута. Для этого нужно кликнуть два раза левой клавишей мыши в ячейке с наименованием нужного дня. После заполнения и сохранения указанные значения сразу отображаются в ячейке, в соответствии с выбранным «Параметром пункта»: либо время, либо комментарий.
В верхней части вкладки отображаются параметры:
- «Менеджер». В поле указывается пользователь, во время сеанса которого был проведен документ.
- «Шаблон заданий». Значение выбирается из справочника «Шаблоны заданий».
- «Не выгружать на МУ». Если, например, сотрудник в отпуске, включите флажок и данные в МУ агента не будут выгружаться в указанный на вкладке «Основные» период в параметре «Интервал».
- «Комментарий». В поле отображается произвольный текст, относящийся ко всему документу.
В верхней части окна находятся ссылки для перехода в справочники «Присоединенные файлы», «Связанные документы», «Движения документа».
После заполнения и сохранения всех параметров новый план посещений сразу отобразится в списке табличной части окна документа «Планы посещений». После этого документ можно выгрузить в мобильное устройство Агента.