| Info |
|---|
В статье описывается справочник «Рассылки отчетов» для автоматического формирования отчетов в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» и доставки сформированных отчетов получателям. |
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» содержится большое количество отчетов. Зачастую пользователям нужно периодически получать один и тот же отчет. Например, в начале каждого рабочего дня менеджеру нужно видеть текущее состояние взаиморасчетов со своими клиентами. Или в конце каждой недели директор хочет видеть состояние основных финансовых показателей фирмы.
Рассылка отчетов позволяет автоматизировать этот процесс так, что, не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на свою электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Возможность создать несколько рассылок упрощает работу. Каждая отдельная рассылка, как правило, объединяет несколько отчетов, или несколько получателей, или имеет особенную периодичность доставки. Например, одна рассылка может быть предназначена исключительно для директора и руководства фирмы. Другая рассылка может содержать отчеты, которые ежедневно отправляются некоторым сотрудникам. Третья рассылка может содержать отчеты, формируемые для контрагентов по их требованию.
Подготовленные рассылки отчетов могут выполняться автоматически по расписанию с помощью регламентного задания «Рассылка отчетов» или запускаться вручную.
Для создания или редактирования рассылки отчетов необходимы права администрирования или ответственного пользователя, которому предоставлен доступ. Для пользователя с ограниченными правами в профиль группы доступа необходимо добавить две роли:
- «Добавление и изменение рассылок отчетов»;
- «Добавление и изменение учетных записей электронной почты».
Чтобы открыть справочник «Рассылки отчетов» откройте в правой панели меню раздел «Нормативно-справочная информация» → «Рассылки отчетов».
Внешний вид
В верхней части окна справочника «Рассылки отчетов» находятся системные кнопки управления. Информация в колонках табличной части отображается в зависимости от настроек:
- На верхней панели нажмите кнопку «Еще» → «Изменить форму» и включите флажок рядом с наименованием элемента формы, которое должно отображаться в табличной части справочника:
«Наименование» – полное название рассылки или группы рассылок;
«Подготовлена» – статус готовности рассылки к выполнению. Неподготовленные рассылки не будут выполнены;
«Последний запуск» – дата и время последнего запуска рассылки. В этом же поле выводится значок в виде красного круга
, если рассылка прошла неудачно.«Расписание» – установленное расписание рассылки, представленное в виде текста.
«Успешный запуск» – статус
«Ответственный» – пользователь, во время сеанса которого была создана рассылка отчетов.
«Состояние» – результат последнего запуска рассылки отображается в значении «Выполнена» или «Не выполнена».
«Архивировать» – статус, если в рассылке установлен флажок в поле «Архивировать в ZIP» на вкладке «Дополнительно».
«Кому» – адрес электронной почты пользователя, которому отправляется рассылка.
«Почтовый адрес» – вид отправления.
«Ссылка» – наименование рассылки.
Создание и редактирование рассылки отчетов
- В верхней части окна справочника «Рассылки отчетов» нажмите кнопку «Создать» и откроется окно «Рассылка отчетов (создание)».
- В поле «Наименование» заполните близким по смыслу к назначению рассылки название, например, Для супервайзеров.
- В поле «Подготовлена» установлен флажок по умолчанию и в случае необходимости просмотра, редактирования элемента справочника, либо проверки, нажмите кнопку «Сохранить» и отключите флажок. Тогда можно редактировать данные в полях формы и рассылка не будет производится, пока статус готовности снова не будет включен.
- В поле «Отправлять» нажмите кнопку выбора и укажите нужное значение:
- «Отчеты указанным получателям» (по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям. Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.
- «Свой отчет для каждого получателя» – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю.
- «Только мне (личная рассылка автора)» – отчеты получает по почте только пользователь, создавший эту рассылку (автор). Личные рассылки видны только автору.
- В поле «Получатели» по умолчанию доступно установить значение «Пользователи». В случае, когда рассылка направляется инвесторам, представителям торговой сети, партнерам и пр., в поле появляется возможность выбрать «Внешние пользователи», если произведены настройки таких пользователей.
Заполните необходимые параметры на вкладках:
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
В верхней части вкладки «Отчеты» находятся системные кнопки управления для добавления, предварительного просмотра, удаления или перемещения отчетов в списке. Ниже отображается поле с наименованием отчетов для рассылки, под которым размещено в поле «Настройки отчета».
Для выбора отчетов нажмите кнопку «Подобрать» и откроется окно «Отчеты», где с левой стороны отображаются разделы, а с правой стороны находится список отчетов, которые можно добавить в рассылку, нажав кнопку «Выбрать».
Затем необходимо для каждого отчета в поле «Настройки отчета» с помощью флажков выбрать нужные настройки и указать значения в табличной части. Настройки повторяются из отчета? |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Для автоматической отправки отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели на вкладке можно описать, по каким дням, и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов».
Установленные параметры отображаются в виде строки под полем настроек.
Имеется возможность автоматического составления расписания с помощью кнопки «Заполнить по шаблону». Выберите нужное расписание из списка, например, в первый день месяца. Расписание заполнится автоматически.
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
На вкладке описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое вкладки может меняться, в зависимости от вида рассылки, выбранной в поле «Отправлять». При необходимости публикации рассылки включите флажок параметра «Публиковать» и выберите в поле рядом нужное значение:
Для проверки публикации путем записи и удаления тестового файла нажмите кнопку «Проверить». Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Оповещение о наличии либо отсутствии ошибок появляется в нижней части окна. Для отправки рассылки пользователям по электронной почте включите флажок параметра «Отправлять по электронной почте». Чтобы заполнить список получателей и исключений из получателей рассылки нажмите ссылку <Укажите получателей> и откроется окно «Получатели рассылки», где можно выбрать нужных пользователей, нажав кнопку «Подобрать». После заполнения ссылка принимает вид списка получателей: указывается первый получатель списка. В поле «От» нажмите кнопку выбора и укажите в выпадающем списке нужную учетную запись для отправки. Поле является обязательным для заполнения. Выпадающий список для выбора содержит только элементы списка учетных записей, ввести учетную запись в поле вручную невозможно. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||