В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» сведения об организациях хранятся в справочнике «Организации» и используются при заполнении реквизитов в документах и других связанных объектах. Организация может быть юридическим лицом, обособленным подразделением или индивидуальным предпринимателем. В справочнике «Организации» непосредственно указываются обособленные филиалы, выделенные на отдельный баланс. Обособленные подразделения без выделения на самостоятельный баланс указываются в составе организации.

   До начала работы в разделе «Организации» необходимо включить нужные параметры учета в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции». Если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, флажок параметра «Несколько организаций» должен быть включен. Тогда в разделе «Нормативно-справочная информация» → «Организации» появится ссылка на справочник «Организации». Если в состав предприятия входит только одна организация, то флажок параметра «Несколько организаций» следует отключить, а справочник «Организации» будет доступен для просмотра и редактирования только в разделе «Настройка дистрибуции» и в поле «Организация» при создании документов. Для ввода или редактирования сведений об организации необходимы права ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.

Внешний вид

В верхней части окна справочника «Организации» находятся системные кнопки управления. Ниже отображается информация в трех колонках табличной части:

• «Наименование»
• «Код»
• «Головное подразделение»

Создание и редактирование

• В окне справочника «Организации» нажмите кнопку «Создать». Откроется окно «Организация (создание)».

• Поле «Наименование» заполните кратким названием организации (обязательно для заполнения), например, ОП "Астраханский", которое будет отображаться в списке справочника.
• Поле «Префикс» заполните буквенным сочетанием организации (необязательно для заполнения), например, "АСТ", которое будет отображаться в нумерации документов в ЦБД, оформленных от имени этой организации. Максимальная длина префикса - 3 знака. Если префикс не установлен, то по умолчанию устанавливается значение 000.

• В поле «Код» отображается идентификатор, который присваивается автоматически после записи элемента, либо может быть введен вручную. 
• Поле «Полное юр. наименование» заполните полным названием организации (необязательно для заполнения), например, Обособленное подразделение "Астраханский", которое будет использоваться при печати документов.
• В поле «Головное подразделение» выберите значение из справочника «Подразделения и дистрибьюторы», если новая организация входит в состав подразделения. Для этого нажмите кнопку выбора и укажите в списке нужное наименование (либо создайте новое, нажав кнопку «Создать»).
• В поле «Использует счета-фактуры» включается режим формирования в приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» документа «Счет-фактура» при проведении документа «Реализация». Если флажок не установлен, то счет-фактура в МТ не формируется.
• При использовании НДС в документах продаж по договору в поле «Использовать НДС» флажок включен. Настройка устанавливается автоматически при выгрузке данных из других учетных систем, редактирование недоступно.
• В поле «Руководитель» выберите значение из справочника «Физические лица» для отображения в документах руководителя организации (необязательно для заполнения). 
• В поле «Главный бухгалтер» выберите значение из справочника «Физические лица» для отображения в документах ответственного лица организации, выполняющего роль главного бухгалтера (необязательно для заполнения). 
• В поле «Юридический адрес» (обязательно для заполнения)  укажите значения, выбранные в адресном классификаторе, либо можно ввести данные вручную. Указанный адрес организации будет использоваться при заполнении печатных форм документов. Рядом с полем размещена кнопка выбора функций:

  • «Ввести комментарий» – нажмите кнопку, и откроется окно для добавления текста, который после сохранения будет отображаться под строкой.

  • «Адрес на Яндекс.Картах» – нажмите кнопку, и откроется окно браузера на странице Яндекс. Карты, где можно скопировать и внести адрес из сервиса геокодирования для определения координат.
  • «Адрес на Google Maps» – нажмите кнопку, и откроется окно браузера на странице Google Maps, где можно скопировать и внести адрес из сервиса геокодирования для определения координат.
  • «Заполнить» – нажмите кнопку выбора, и откроется список созданных ранее значений, которые можно использовать повторно. Кнопка не отображается, если значения еще не вносились.
• При необходимости в поле «Фактический адрес» укажите другой адрес организации, как описано в предыдущем пункте (необязательно для заполнения).
• При необходимости в поле «Почтовый адрес» укажите адрес для получения почтовых отправлений, как описано в предыдущем пункте (необязательно для заполнения).
• В поле «Телефон» укажите номер телефона организации (необязательно для заполнения). Нажмите кнопку выбора, и откроется окно, где заполняются поля:
  
  • «Код страны»
  • «Код города»
  • «Номер»
  • «Добавочный»
  • «Комментарий»
• В поле «Электронная почта» укажите адрес электронной почты организации (необязательно для заполнения).
• В поле «Факс» укажите номер организации для получения и отправки факсимильных сообщений (необязательно для заполнения).
• В поле «Другое» можно указать любое произвольное текстовое значение, которое будет отображаться в скобках рядом с наименованием организации в печатных формах документов.

После заполнения параметров нажмите кнопку «Записать и закрыть». В случае необходимости просмотра, редактирования элемента справочника либо проверки, нажмите кнопку «Записать». Тогда окно остается открытым, данные организации станут доступны для просмотра другим пользователям, и ответственный за справочник может продолжать вносить изменения в карточке.

Банковские счета и кассы организации

Для каждой организации может быть определено любое количество банковских счетов для оформления безналичных оплат и любое количество касс для оформления оплаты наличными.

Для просмотра и редактирования списка банковских счетов необходимо на верхней панели навигации перейти по ссылке «Банковские счета», чтобы заполнить необходимые реквизиты.

Для просмотра и редактирования списка касс необходимо на панели навигации перейти по ссылке «Кассы организации», чтобы выбрать и заполнить необходимые реквизиты либо создать новую кассу.

Контактная информация организации

После сохранения параметров в карточке организации становятся доступными следующие функции:

• Рядом с полем для ввода электронного адреса размещена кнопка в виде конверта , нажав на которую можно открыть форму отправки электронного сообщения «Исходящее письмо».
• Рядом с полем для отправки смс-сообщения размещена кнопка , нажав на которую можно, после сохранения данных, позвонить либо открыть форму отправки сообщения на телефон контактного лица организации.

Связанные страницы

Справочник «Подразделения и дистрибьюторы»

Справочник «Физические лица»