В статье описывается справочник «Рассылки отчетов» для автоматического формирования отчетов в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» и доставки сформированных отчетов получателям.
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» содержится большое количество отчетов. Зачастую пользователям нужно периодически получать один и тот же отчет. Например, в начале каждого рабочего дня менеджеру нужно видеть текущее состояние взаиморасчетов со своими клиентами. Или в конце каждой недели директор хочет видеть состояние основных финансовых показателей предприятия.
Рассылка отчетов позволяет автоматизировать этот процесс так, что, не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на свою электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Возможность создать несколько рассылок упрощает работу. Каждая отдельная рассылка, как правило, объединяет несколько отчетов, или несколько получателей, или имеет особенную периодичность доставки. Например, одна рассылка может быть предназначена исключительно для директора и руководства фирмы. Другая рассылка может содержать отчеты, которые ежедневно отправляются некоторым сотрудникам. Третья рассылка может содержать отчеты, формируемые для контрагентов по их требованию.
Подготовленные рассылки отчетов могут выполняться автоматически по расписанию с помощью регламентного задания «Рассылка отчетов» или запускаться вручную.
Для создания или редактирования рассылки отчетов необходимы права ответственного пользователя, которому предоставлен доступ. Для пользователя с ограниченными правами в профиль группы доступа необходимо добавить две роли:
- «Добавление и изменение рассылок отчетов»;
- «Добавление и изменение учетных записей электронной почты».
Чтобы открыть справочник «Рассылки отчетов» откройте в правой панели меню раздел «Нормативно-справочная информация» → «Рассылки отчетов».
Внешний вид
В верхней части окна справочника «Рассылки отчетов» находятся системные кнопки управления. Информация в колонках табличной части отображается в зависимости от настроек:
- На верхней панели нажмите кнопку «Еще» → «Изменить форму» и включите флажок рядом с наименованием элемента формы, которое должно отображаться в табличной части справочника:
«Наименование» – полное название рассылки или группы рассылок;
«Подготовлена» – статус готовности рассылки к выполнению в виде флажка зеленого цвета. Неподготовленные рассылки не будут выполнены;
«Последний запуск» – дата и(или) время последнего запуска рассылки. В этом же поле выводится значок в виде красного круга
, если рассылка прошла неудачно, и значок в виде зеленого круга 
, если рассылка прошла успешно.«Расписание» – установленное расписание рассылки, представленное в виде текста.
«Успешный запуск» – время последнего успешного запуска рассылки.
«Ответственный» – пользователь, во время сеанса которого была создана рассылка отчетов.
«Состояние» – результат последнего запуска рассылки отображается в значении «Выполнена» или «Не выполнена».
«Архивировать» – статус, если в рассылке был установлен флажок в поле «Архивировать в ZIP» на вкладке «Дополнительно».
«Кому» – адрес электронной почты пользователя, которому отправляется рассылка.
«Почтовый адрес» – вид отправления.
«Ссылка» – наименование рассылки для получателей.
Создание и редактирование рассылки отчетов
- В верхней части окна справочника «Рассылки отчетов» нажмите кнопку «Создать» и откроется окно «Рассылка отчетов (создание)».
- В поле «Наименование» заполните близким по смыслу к назначению рассылки название, например, Для супервайзеров.
- В поле «Подготовлена» установлен флажок по умолчанию и в случае необходимости просмотра, редактирования элемента справочника, либо проверки, нажмите кнопку «Сохранить» и отключите флажок. Тогда можно редактировать данные в полях формы и рассылка не будет производится, пока статус готовности снова не будет включен.
- В поле «Отправлять» нажмите кнопку выбора и укажите нужное значение:
- «Отчеты указанным получателям» (по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям. Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.
- «Свой отчет для каждого получателя» – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю.
- «Только мне (личная рассылка автора)» – отчеты получает по почте только пользователь, создавший эту рассылку (автор). Личные рассылки видны только автору.
- В поле «Получатели» установите значение «Пользователи».
- Заполните необходимые параметры на вкладках:
В верхней части вкладки «Отчеты» находятся системные кнопки управления для добавления, предварительного просмотра, удаления или перемещения отчетов в списке. Ниже отображается поле с наименованием отчетов для рассылки, под которым размещено в поле «Настройки отчета».
Для выбора отчетов нажмите кнопку «Подобрать» и откроется окно «Отчеты», где с левой стороны отображаются разделы, а с правой стороны находится список отчетов, которые можно добавить в рассылку, нажав кнопку «Выбрать».
Затем необходимо для каждого отчета в поле «Настройки отчета» с помощью флажков выбрать нужные настройки и указать значения в табличной части.
Для автоматической отправки отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели на вкладке можно описать, по каким дням, и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов».
- Включите флажок в поле «Выполнять по расписанию» и заполните параметры в полях, которые изменяются в зависимости от выбранных настроек.
- Нажмите кнопку выбора и укажите нужный период:
- «Еженедельно» – при выборе данного режима установите флажок рядом с наименованием нужных дней недели. Укажите точное время отправки отчетов в поле «Время начала».
- «Ежемесячно» – при выборе данного режима установите флажок рядом с наименованием нужных месяцев и укажите номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка. Укажите точное время отправки отчетов в поле «Время начала».
- «Произвольное» – при выборе данного режима открывается окно «Расписание» для детальной разработки своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна становится доступной кнопка «Изменить», по которой можно вернуться к настройке расписания в любое время. В этом случае «Время начала» настраивается также в окне «Расписание».
Установленные параметры расписания отображаются в виде строки под полем настроек и после сохранения могут отображаться в табличной части окна справочника «Рассылки отчетов».
- Затем укажите ответственного пользователя, которому поручено контролировать рассылку отчетов. По умолчанию в поле «Ответственный» отображается пользователь, который создает рассылку, и при запуске она выполняется от имени автора. Для выбора другого сотрудника нажмите кнопку выбора и укажите значение из справочника «Пользователи».
Также имеется возможность автоматического составления расписания с помощью кнопки «Заполнить по шаблону». Выберите нужное наименование шаблона в списке, например, «В первый день месяца» и расписание заполнится автоматически.
На вкладке описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое вкладки может меняться в зависимости от вида рассылки, выбранной в поле «Отправлять».
При необходимости публикации рассылки включите флажок параметра «Публиковать» и выберите в поле рядом нужное значение, которое влияет на появление дополнительных параметров для заполнения:
- «В папку» – отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами» в программе. Создание папок производится в справочнике «Папки файлов».
- «В сетевой каталог» – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например: \\server\folder\. Укажите адрес этого каталога в поле Windows (если вы работаете на компьютере под управлением этой операционной системы) или в поле Linux (если вы работаете на компьютере под управлением Linux). Возможно, потребуются произвести общие настройки публикации и настройки работы с файлами.
- «На FTP ресурс» – отчеты будут сохранены на FTP-сервере, если заполнены необходимые параметры в появившемся поле «Параметры FTP».
Для проверки публикации путем записи и удаления тестового файла нажмите кнопку «Проверить». Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Оповещение о наличии либо отсутствии ошибок появляется в нижней части окна.
Для отправки рассылки пользователям по электронной почте включите флажок параметра «Отправлять по электронной почте». Чтобы заполнить список получателей нажмите ссылку <Укажите получателей> и откроется окно «Получатели рассылки», где можно выбрать нужных пользователей, нажав кнопку «Подобрать». После заполнения ссылка принимает вид списка получателей. Для исключения получателей из рассылки установите флажок в поле «Исключен» в окне «Получатели рассылки».
Создание учетных записей производится в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Почта» → «Учетные записи электронной почты». Адрес электронной почты получателя рассылки должен быть указан в карточке на вкладке «Адреса, телефоны» в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи».
В поле «От» нажмите кнопку выбора и укажите в выпадающем списке нужную учетную запись отправителя. Поле является обязательным для заполнения. Выпадающий список для выбора содержит только элементы списка учетных записей, ввести учетную запись в поле вручную невозможно. Для проверки учетной записи электронной почты нажмите кнопку «Проверить». Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Оповещение о наличии либо отсутствии ошибок появляется в нижней части окна.
Если используются оба способа доставки (и публикация, и отправка по почте), то в поле «Отправлять только уведомления» можно установить флажок, тогда отчеты будут опубликованы, а в письмах будет указываться только адрес их публикации. Если флажок не включен, то отчеты будут присоединяться к письмам как вложение.
По умолчанию шаблон письма уже сформирован автоматически. Для добавления параметров в письмо нажмите кнопку «Параметр» и выберите нужное значение:
[ДатаВыполнения] – дата рассылки. Параметр может быть указан в имени архива.
[Автор] – пользователь, запустивший рассылку.
[Получатель] – представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки «Свой отчет для каждого получателя».
[НаименованиеРассылки] – наименование рассылки. Параметр может быть указан в имени архива.
[СформированныеОтчеты] – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены.
[ЗаголовокСистемы] - заголовок информационной базы «1С: Предприятие» для всех пользователей, установленный в разделе «Администрирование» → «Общие настройки».
[СпособДоставки] - представление ресурса, на котором был опубликован отчет.
По умолчанию установлен формат письма HTML, но можно изменить его на «Обычный текст». В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти в меню, нажав кнопку «Еще»).
В поле «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)» укажите форматы, в которых будут по умолчанию сохранены отчеты, с помощью флажков. Можно выбрать несколько форматов.
В таблице ниже для каждого отчета можно указать свой набор форматов в колонке «Форматы».
В колонке «Отправлять пустой» установите флажок для отправки сформированного отчета, даже если он пустой. По умолчанию флажок снят. Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми.
Чтобы архивировать сформированные отчеты в формате .zip установите флажок «Архивировать в ZIP». Рекомендуется включать архивацию, если отчеты отправляются по электронной почте для снижения объема вложений. Тогда в поле «Наименование архива» автоматически формируется название по указанному шаблону. Для изменения откройте контекстное меню, нажав правую кнопку мыши и выберите «Параметр»:
- «Дата рассылки»;
- «Наименование рассылки».
При необходимости введите значение в поле «Пароль архива».
В поле «Адрес ответа» укажите электронный адрес, на который будут высылаться ответы на рассылку.
Чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки включите флажок «Отправлять письма через скрытые копии».
Чтобы поместить рассылку в группу нажмите кнопку выбора в поле «Группа» и укажите нужное наименование. Рассылки можно группировать по любым признакам, принятым на предприятии.
Для сохранения всех параметров нажмите кнопку «Записать закрыть» и новая рассылка сразу отобразится в списке табличной части справочника «Рассылки отчетов».
Произвести рассылку от имени текущего пользователя можно нажав на верхней панели кнопку «Выполнить сейчас».
Просмотр событий рассылки
Чтобы открыть журнал регистрации нажмите на верхней панели кнопку «События рассылки». Тогда сформируется отчет по событиям рассылки со времени последнего запуска, в котором отображается информация:
- «Дата, время»
- «Пользователь, Компьютер, Приложение, Сеанс»
- «Событие, Данные, Метаданные, Комментарий»
Рассылка фотоотчета
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» фотографии, которые создают мобильные сотрудники в торговых точках, можно посмотреть в «Фотоотчете агентов». Если фотоотчеты необходимо отправить внешним получателям без доступа в программу, к примеру, директорам сетевых магазинов, для которых эта информация необходима для работы (согласовать вопрос о расширении доли полки, решить спорный вопрос с ситуацией на полке за указанную дату и т.д.), то используются следующие настройки:
- На вкладке «Отчеты» нажмите кнопку «Подобрать», выберите в списке «Фотоотчеты агентов» и нажмите кнопку «Выбрать». В табличной части произведите необходимые настройки отчета.
- На вкладке «Доставка» включите флажок параметра «Публиковать» и выберите в поле рядом значение – «На FTP ресурс».
- Заполните необходимые параметры соединения в появившемся поле «Параметры FTP». На указанный FTP-сервер будут отправляться фотографии для просмотра.
- Для проверки публикации нажмите кнопку «Проверить». Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Оповещение о наличии либо отсутствии ошибок появляется в нижней части окна.
- На вкладке «Дополнительно» нажмите кнопку выбора в поле «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)» и включите флажок рядом с нужным наименованием формата HTML. В поле «Архивировать в ZIP» отключите флажок.
- Для сохранения всех параметров нажмите кнопку «Записать закрыть».
- В разделе «Планирование и контроль» выберите «Фотоотчеты агентов» и после указания параметров нажмите кнопку «Публикация». Откроется окно «Форма настроек публикации картинок», где в поле «HTTP путь публикации картинок» введите путь к FTP-серверу, на который производится выгрузка файлов с фотографиями.
В результате выполнения рассылки получателю отправляется готовое письмо на электронный адрес, где содержится ссылка на HTML-форму фотоотчета. Нажав ссылку, получатель сможет увидеть фотографии в Веб-браузере.
Работа в клиент-серверном режиме
При работе программы в клиент-серверном режиме необходимо иметь в виду, что рассылка выполняется на сервере «1С:Предприятия».
Путь к одному ресурсу может отличаться для клиента и сервера, в зависимости от их сетевого расположения и операционных систем.
Если сервер «1С:Предприятия» работает под Windows, то необходимо убедиться, что сетевой каталог Windows доступен для чтения и записи пользователю операционной системы, от имени которого запущен сервер «1С:Предприятия». Если это не так, то необходимо дать этому пользователю необходимые права, или выбрать другого пользователя для запуска сервера «1С:Предприятия» с необходимыми правами к сетевому каталогу. Эти же рекомендации актуальны и для доступа к ресурсам FTP и электронной почты.
Поле «В сетевой каталог» → Linux предназначено для серверов «1С:Предприятия», работающих под управлением ОС Linux. В этом поле можно указать только локальный путь, например, /home/path.
Для того чтобы использовать UNC путь, нужно сделать на него ссылку. Для этого под правами администратора (root) сделайте следующее:
mkdir folder
--- вместо folder напишите имя каталога. например в каталоге /home выполните команду mkdir shared, для того чтобы создать каталог shared с полным путем /home/shared.
mount -t cifs //server/share folder -o //domain/user, password=pwd
- где //server/share - UNC путь к другому компьютеру, folder - путь каталога на Linux компьютере, например, \home\shared, //domain/user - имя домена/пользователя, если нужно, pwd - пароль пользователя (если нужно).
Если имя и пароль не нужны, команда выглядит так:
mount -t cifs //server/share folder
После этого в пути к тому указываем folder, например, /home/shared.
Подробнее об администрировании сервера «1С:Предприятия смотрите в документации к платформе «1С:Предприятие».