Настройки для планирования посещений

Для создания планов посещений в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» (УД) необходимы права ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.

Для организации регулярных посещений торговых точек по определенному циклу с одинаковыми задачами можно создать цикличный план посещения для Агента, используя настройки:

• «Циклич. до». При указании в данном поле даты, до которой будет повторяться (например, 30 декабря 2025 г.), а в поле «Интервал» – период действия плана (к примеру, месяц), сведения из его документа «План посещений» будут регулярно выгружаться в МТ, даже если какие-либо значения будут редактироваться. Данная функция может существенно сэкономить время при планировании работы многочисленных команд торговых представителей и мобильных сотрудников торговой сети Производителя (поставщика). Если поле пустое, то план действует обычным образом (не циклическим) только в течение периода, указанного в поле «Интервал».

Для выгрузки планов посещений в МТ сотрудников установите для в созданных для них документах «План посещений» в поле «Статус» параметр «Утвержден» (для нового документа по умолчанию устанавливается статус «В подготовке»). Если установлен другой статус, то сведения из плана посещений не будут выгружаться в мобильное устройство Агента.

В журнале «Планы посещений», нажав кнопку в верхней части окна «Создать на основании» можно выбрать документ «План продаж на торговые точки» и все реквизиты будут скопированы в новый план посещения.

В табличной части документа «План посещений» список торговых точек можно заполнить автоматически, применив настройки:

1. «Привязывать торговые точки к агентам». Если включить флажок настройки в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» на вкладке «Планирование», то в карточке торговой точки появляется поле «Агент» для установления связи «Подразделение» → «Агент» → «Торговая точка». Если флажок отсутствует, то загружается список всех элементов из справочника «Торговые точки». В документе «План посещений» список торговых точек будет фильтроваться по выбранному агенту, если для применения настройки установлены необходимые связи:
   1. «Подразделение». При выборе данного параметра в документе «План посещений» автоматически формируется список сотрудников выбранного подразделения в поле «Агент». В случае создания нового подразделения в справочнике «Подразделения и дистрибьюторы» УД, необходимо установить, либо проверить связь  подразделения и Агента, нажав ссылку «Сотрудники подразделения». При загрузке данных из других учетных систем связь формируется автоматически. Но при использовании разграничения доступа в УД проверить связи также рекомендуется. 
   2. «Агент». При выборе данного параметра в документе «План посещений» автоматически формируется список торговых точек, закрепленных за сотрудником в справочнике «Торговые точки» . В случае создания нового сотрудника в справочнике «Сотрудники» УД, необходимо установить связь в поле «Подразделение». Если связь отсутствует, то выбрать сотрудника в документе «План посещений» становится не доступным. При загрузке данных из других учетных систем связь с подразделением формируется автоматически. Но при использовании разграничения доступа в УД проверить связи также рекомендуется. 
   3. «Торговые точки». При создании новой или загрузке из других учетных систем связь торговой точки с агентом не формируется автоматически. В справочнике «Торговые точки» необходимо установить связь в карточке торговой точки, выбрав в поле «Агент» значение из справочника «Сотрудники» (появляется после включения настройки «Привязывать торговые точки к агентам»). Тогда в табличной части документа «План посещений», нажав кнопку «Заполнить» и заполнив параметры формы, автоматически сформируется список торговых точек в соответствии с выбранными значениями в полях «Подразделение» и «Агент». Установленная связь также используется при выборе режима «По агенту», «По подразделению агента» или «Из плана посещений» для выгрузки торговых точек в мобильное приложение, который настраивается на вкладке «Выгрузка данных (справочники)» в разделе «Обмен с мобильными устройствами» → «Общие настройки обмена с МУ». 
2. «Планирование». Если на данной вкладке в карточке торговой точки заполнить параметры «Время посещения», «Период посещения» и «График посещения», то сведения автоматически сформируются в документе «План посещений». Для выбранных торговых точек будут установлены флажки посещений в соответствии с графиком посещений, указанным в карточке торговой точки. Если период посещений выбран более одной недели, то для корректного расчета графика посещений необходимо применить настройку:
   1. «Дата первой недели планирования посещений». Если указать значение параметра в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» на вкладке «Планирование», то указанная дата (начиная с понедельника) будет использоваться для расчета в графиках планирования посещений торговых точек. 

В документе «План посещений» можно указывать точный маршрут визитов в торговые точки при наличии следующих настроек:

1. «Координаты». В данном поле значения широты и долготы не присваиваются автоматически при создании новой торговой точки или загрузке из других учетных систем. В справочнике «Торговые точки» необходимо установить их в карточке торговой точки. Нажмите кнопку выбора и откроется окно, где, нажав кнопку «Указать местоположение на карте», можно определить координаты в обработке «Выбор места на карте».  
2.  «Контролировать координаты». Если включить флажок настройки в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» на вкладке «Мониторинг», то торговые точки без координат будут в документе «План посещений» обозначены значком красного цвета , а в МТ выгружены со статусом «Координаты отсутствуют» (статус в УД изменяться не будет). 
3. «Контроль посещений по порядку в маршруте». Если выбрать значение «Да» в данном параметре на вкладке «Маршруты» в настройках мобильного приложения на устройстве в разделе «Обмен с мобильными устройствами» → «Персональные настройки обмена с МУ», то в МТ при оформлении документов Агент сможет выбирать клиентов только в том порядке, в котором они следуют в документе «План посещений». Для этого применяются следующие настройки:

 3.1. «Использовать порядок». Для указания строго определенного порядка посещения Агентом торговых точек включите настройку в окне документа «План посещений», тогда появятся дополнительные параметры для заполнения начальной и конечной точки маршрута.

 3.1.1. «Начальная точка маршрута». Если выбрать значение данного параметра в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» на вкладке «Планирование», то настройка будет применена для всех сотрудников и в документе «План посещений» будет заполнятся автоматически. Если значение не выбрано, то настройка производится для каждого агента при создании для него документа «План посещений» в поле «Начало маршрута». Нажмите кнопку выбора и укажите одно из четырех значений: 

• • • «Не имеет значения» – начальной точкой маршрута автоматически будет назначена торговая точка с наиболее оптимальным началом маршрута. 

    • «Офис» – если Агенты отправляются по маршруту из офиса, то первой торговой точкой будет ближайшая к офису. Начальная точка оптимального маршрута определяется по координатам подразделения, закрепленного за мобильным сотрудником в программе. Если для подразделения Агента координаты не заданы, то начальной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации. Для применения настройки необходимо в карточке подразделения указать в поле «Координаты» значения широты и долготы, поскольку при создании или загрузке из других учетных систем они не присваиваются автоматически.

    • «Домашний адрес агента» – если Агенты отправляются по маршруту из дома, то первой торговой точкой будет ближайшая к домашнему адресу сотрудника, указанному в программе. Начальная точка оптимального маршрута посещений Агента будет определяться по координатам, указанным в карточке физического лица (сотрудника). Для применения настройки необходимо в справочнике «Физические лица» указать в поле «Координаты» значения широты и долготы, поскольку при создании или загрузке из других учетных систем они не присваиваются автоматически.

    • «Заданная торговая точка» – начальной точкой маршрута назначается первая в порядке посещения торговая точка, указанная в табличной части документа «План посещений». 

 3.1.2. «Конечная точка маршрута». Если выбрать значение данного параметра в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» на вкладке «Планирование», то настройка будет применена для всех сотрудников и в документе «План посещений» будет заполнятся автоматически. Если значение не выбрано, то настройка производится для каждого агента при создании для него документа «План посещений» в поле «Конец маршрута». Нажмите кнопку выбора и укажите одно из четырех значений: 

• • • «Не имеет значения» – конечной точкой маршрута автоматически будет назначена торговая точка, которая в порядке посещения будет оптимальным окончанием маршрута с учетом кратчайшего расстояния. 
    • «Офис» – если Агенты завершают маршрут в офисе, то последней торговой точкой будет ближайшая к офису. Конечная точка оптимального маршрута определяется по координатам подразделения, закрепленного за мобильным сотрудником в программе. Если для подразделения Агента координаты не заданы, то начальной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации. Для применения настройки необходимо в карточке подразделения указать в поле «Координаты» значения широты и долготы, поскольку при создании или загрузке из других учетных систем они не присваиваются автоматически.
    • «Домашний адрес агента» – если последней торговой точкой в маршруте должна быть точка, ближайшая к месту жительства Агента, то конечная точка оптимального маршрута посещений будет определяться по координатам адреса, указанного в карточке сотрудника в поле «Адрес места проживания». Если для агента не указаны координаты места жительства, то при выборе данного варианта пользователю будет выведено сообщение «Не указан домашний адрес! Вариант недоступен», и конечная точка для оптимизации маршрута будет выбрана согласно варианту «Не имеет значения». Для применения настройки необходимо в справочнике «Физические лица» указать в поле «Координаты» значения широты и долготы места проживания, поскольку при создании или загрузке из других учетных систем они не присваиваются автоматически.
    • «Заданная торговая точка» – конечной точкой маршрута назначается последняя в порядке посещения торговая точка, указанная в табличной части документа «План посещений». 

 3.1.3. «Интервал выгрузки маршрутов  на следующие ... дней». Если указать период в днях для данного параметра на вкладке «Выгрузка данных (документы)» в разделе «Обмен с мобильными устройствами» → «Общие настройки обмена с МУ», то указанный маршрут будет выгружаться в мобильное устройство Агента, для которого создан документ «План посещений». Если указано значение «0 дней», то маршрут не выгружается. При попытке сохранить план посещений мобильного сотрудника пользователю будет выведено сообщение «В настройках не задан интервал выгрузки маршрутов! Маршруты из планов посещений не будут выгружаться в МУ. Задать настройки выгрузки маршрутов?». При выборе варианта «Да» откроется окно с настройками. Поле настроек для изменения будет выделено синим цветом. Рекомендуемое значение  - 7 дней. К примеру, документ создан 5 числа на месяц, маршруты по указанным дням буту загружены в МТ на 7 дней. Затем после выгрузки вручную или по расписанию. Т-обмен автоматически?

3.1.4. «Контролировать километраж». Для расчёта километража с учетом дорог по плановому маршруту Агента на каждый день визита используйте данную настройку  в созданном для него документе «План посещений» в поле «Использовать порядок». Тогда система произведет расчет километража пройденных расстояний и данные можно увидеть в нижней части окна, а также в отчете «Пройденные расстояния агентов» и «KPI торговых представителей». После внесения изменений в табличной части, к примеру, удаления флажка или изменения порядка система предупредит о необходимости перерасчета - кнопка «Пересчитать итоги» В документе «План посещений» будет подсвечиваться и мигать красным цветом, это означает, что для проведения документа требуется кликнуть по данной кнопке. контроль итоговой длины планового маршрута необходим для актуализации данных, это важно при оценке план/факта расстояний агента в отчетах: Пройденные расстояния агентов; KPI торговых представителей;

3.1.5. «Оптимизировать все маршруты» и «Оптимизировать маршрут». Для максимальной оптимизации маршрутов Агентов используйте настройку - кнопка в документе «План посещений» на вкладке «План посещений». В результате работы алгоритма итоговая длина в каждом дне, где визиты отмечены флажком, будут пересчитаны с точки зрения кратчайшего расстояния, с учетом координат торговых точек и дорожной карты местности. Чтобы отредактировать маршрут агента визуально, с помощью онлайн карты, нажмите кнопку «Редактор маршрута». Для того чтобы маршрут торгового агента отображался на карте с учетом значений, указанных в настройках «Вариант начальной точки маршрута» и «Вариант конечной точки маршрута», необходимо предварительно в табличной части со списком планируемых к посещению торговых точек выполнить оптимизацию маршрута (с помощью пункта контекстного меню «Оптимизировать маршрут»).

3.1.6. «Показать на карте» Для отображения планового маршрута на карте необходимо выбрать пункт контекстного меню В результате откроется редактор планового маршрута на карте. После оптимизации будет перестроен плановый маршрут согласно кратчайшему расстоянию по дорогам, а также будет пересчитана итоговая длина маршрута.

1. «Интервал выгрузки заданий агентам на следующие ... дней». «Шаблоны заданий». Для выполнения Агентом определенных заданий в торговых точках при посещении используйте настройку  на вкладке «Прочее» в его документе «План посещений». Значение выбирается из справочника «Шаблоны заданий». При выгрузке в мобильное устройство агента для торговых точек, включенных в маршрут, будут созданы документы «Задание» по выбранному в данном поле шаблону. Возможен выбор группы шаблонов – каждый шаблон группы в этом случае привязывается к каналу дистрибуции, т.е. для каждой посещаемой торговой точки будет использован шаблон заданий, соответствующий каналу дистрибуции торговой точки. Если в выбранной группе есть шаблон, не закрепленный ни за одной конкретной категорией торговых точек, то такой шаблон используется для торговых точек с категориями, для которых отсутствуют шаблоны заданий в выбранной группе шаблонов. Если шаблон заданий не выбран, то задания по данному плану посещений не будут созданы. Интервал выгрузки заданий на предыдущие и следующие дни регулируется константами  и  
2. «Интервал выгрузки заданий агентам за последние ... дней» и «Интервал выгрузки заданий агентам на следующие ... дней» в разделе «Общие настройки обмена данными с МУ» подраздел «Выгрузка данных (документы)». Если для данных настроек не указаны значения, то пользователю будет выведено сообщение «Не заданы интервалы выгрузки заданий. Задания не будут выгружены агентам по шаблону. Задать настройки выгрузки заданий?». При выборе варианта «Да» откроется окно с настройками. Поля настроек для изменения будут выделены синим.
3. Важно! Документ Задание может быть выгружен в мобильное приложение не только из УД, но и из модуля обмена Агент Плюс (установленного на стороне учетной системы). Для того, чтобы задания были выгружены торговым агентам по Т-Обмену из УД необходимо заблокировать документ Задание. Блокировка означает, что агент будет принимать данные по Заданиям только из УД.
   Для про блокировки выполните следующие шаги:
   Откройте карточку подразделения с признаком «Дистрибьютор», в иерархии которого работает торговый агент;
   В поле «Настройки блокировки» выберите значение из справочника, либо создайте новое значение;
   В группе «Документы» выберите пункт Задание - и установите галочку «Весь объект» для блокировки 
   В группе «Блокировка персональных настроек» выберите пункт Документы - Задание - выберите значение Да, для того, чтобы задавать эти настройки в УД: 
    
   Примечание! Для того, чтобы торговый агент не мог перейти к выполнению следующего задания, не выполнив предыдущего, необходимо установить значение персональных настроек (при условии, что установлено «ДА» для блокировки настроек, как описано в предыдущем пункте):
   В разделе Обмен с мобильными устройствами -> Персональные настройки обмена с МУ -> Открыть карточку элемента -> нажать на кнопку «Настройки приложения на устройстве» 
    
   Далее в группе настроек Документы -> Задание выбрать значение ДА для настройки «Учитывать порядок выполнения задач»:

1. Для работы с договорами и отображения данных из справочника «Контрагенты» включите настройку «Использовать контрагентов» в разделе  «Настройка дистрибуции». Тогда в мобильное приложение выгружаются адреса контрагентов (юридические или физические лица). В документах продаж появляется поле «Контрагент», которое заполняется из выпадающего списка контрагентов.
2. Использовать договоры. Общие настройки обмена с мобильными устройствами (МУ)

1. «Ротация агентов». Для отображения реального времени работы мобильного сотрудника используйте настройку  – в карточке справочника «Сотрудники» внесите даты отсутствия по уважительной причине. Тогда в отчетах по выполнению плана посещений и KPI данные будут скорректированы, и пропущенные дни не будут учитываться.
2. «Не выгружать данные». На время отсутствия сотрудника можно включить флажок в его карточке – в поле «Статус сотрудника» → «Работает», тогда на его мобильное устройство никакие документы выгружаться не будут.
3. «Не выгружать на МУ». Если, например, сотрудник в отпуске, включите флажок и данные в МУ агента не будут выгружаться в указанный на вкладке «Основные» период в параметре «Интервал».

«Время». Для указания времени посещения определенных торговых точек Агентом включите настройку в его документе «План посещений» в поле «Параметр пункта».

«Комментарий». Для отображения в МТ произвольной информации по посещению торговой точки - заметки, напоминания для Агента, включите настройку  в его документе «План посещений» в поле «Параметр пункта». 

«Интервал». В поле указывается период, за который составлен план. В табличной части документа отобразятся даты в соответствии с указанным интервалом. Если указан интервал планирования "Месяц", то в табличной части документа отобразятся даты, начиная с первого числа месяца. Если выбрано значение "2 недели" или "Неделя", то в табличной части отобразятся даты с начала текущей недели.

1. «Настройки блокировки данных в МТ». Для запрета изменений маршрутов со стороны других учетных систем настройте блокировку данных по Т-Обмену.
2. «Использовать регистр связи торговых точек и контрагентов». Если параметр включен в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции», то отображается дополнительная кнопка «Проверить связи». Нажмите кнопку и откроется служебное сообщение в нижней части окна, в котором отобразится подтверждение связи между торговыми точками, закрепленными за Агентом в программе, либо предупреждение об отсутствии. Если связь не активна, то при выгрузке плана посещения в МТ выбранного сотрудника такие записи будут пропущены. Кнопка Заполнить исчезает, появляется.
3. Звездочка

4. Контрагенты включены, включается автоматом.

5. «Анализировать историю продаж за предыдущие».

Планы посещений, созданные в других учетных системах «1С:Предприятие», могут быть загружены автоматически в конфигурацию «Агент Плюс: Управление дистрибуцией».

Чтобы настроить загрузку планов посещений из своей учетной системы и учетных систем Дистрибьюторов в разделе «Администрирование» включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» и нажмите ссылку «Дополнительные отчеты и обработки». Откроется окно, где в списке обработок нажмите «Синхронизация данных по Т-Обмену». В списке команд нажмите  «Настройка синхронизации данных по Т-Обмену» и кнопку «Выполнить». Откроется окно «Агент Плюс: Т-Обмен», где на вкладке «Настройка» выберите подразделение/дистрибьютора, данные которого необходимо загружать в УД. В колонке «Интервал планирования посещений» выберите параметр: 

• Месяц. План посещений будет создан за текущий месяц. К примеру, мы получили точку маршрута от торгового агента за 09.07.2021, значит будет создан план посещений с 01.07.2021 по 31.07.2021 г..
• Неделя. План посещений будет создан за текущую неделю. К примеру, мы получили точку маршрута от торгового агента за 07.07.2021, значит будет создан план посещений с 05.07.2021 по 11.07.2021 г..