В статье описывается форма создания и редактирования информации о подразделении в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией».
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» данные о подразделениях предприятия и дистрибьюторов могут сохраняться в справочнике «Подразделения и дистрибьюторы». Для того чтобы пользователю, выполняющему вход в систему, были доступны данные только по подразделению, к которому он относится, необходимо ограничить доступ и произвести настройки прав.
Для ввода или редактирования сведений о подразделениях необходимы права ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.
Для заполнения информации о подразделениях откройте в левой панели меню раздел «Нормативно-справочная информация» → «Сотрудники» и нажмите ссылку «Подразделения и дистрибьюторы».
Затем на верхней панели справочника нажмите кнопку «Создать». Откроется окно «Подразделения и дистрибьюторы (создание)».
Для создания подразделения, которое подчиняется какому-либо имеющемуся в списке, выберите нужное наименование и нажмите кнопку «Создать». Тогда новое подразделение будет автоматически отображаться на следующем уровне, если выбран режима просмотра в иерархии.
Внешний вид
По умолчанию окно открывается на вкладке «Основное».
Панель навигации находится в верхней части окна и содержит ссылку для перехода в справочник «Сотрудники» после сохранения.
Создание и редактирование
Окно «Подразделения и дистрибьюторы (создание)» содержит параметры, которые отображаются в программе в различных списках и отчетах:
- «Наименование» – в поле указывается название, которое будет использоваться во всех документах в ЦБД и в МТ.
- «Код» – в поле отображается идентификатор подразделения, который присваивается автоматически после записи элемента.
- «Код дистрибьютора» – в поле отображается идентификатор подразделения дистрибьютора, который присваивается автоматически после записи элемента в УД либо при использовании сервиса «Т-Обмен».
- «Подчинено» – в поле отображается наименование подразделения, которому подчиняется новое, если при создании используется иерархия подразделений. Если при создании не было выбрано в списке подразделений никакого наименования, то поле остается пустым.
- «Головное подразделение» – в поле включается режим отображения в иерархии подчинения. Если флажок установлен, то созданное подразделение будет отображаться в основном списке при использовании режима просмотра «Иерархический список» и «Дерево». Головным подразделением может выступать управляющее подразделение, включающее в себя несколько юридических лиц или дочерних подразделений (например, головным подразделением может быть филиал организации, а дочерними в этом случае будут отделы, подчиненные этому филиалу - отдел закупок, отдел продаж, бухгалтерия и т.д.).
- «Дистрибьютор» – для корректного обмена данных не рекомендуется устанавливать флажок вручную, параметр автоматически устанавливается при использовании внешней обработки «Загрузка данных от дистрибьюторов».
- «Уровень планирования» – в поле включается режим планирования продаж для нижестоящих подразделений. Если флажок установлен, то созданный план продаж от имени данного подразделения будет основным, а редактировать сможет сотрудник подчиненного подразделения, которому предоставлен доступ.
- «Руководитель» – в поле выбирается значение из справочника «Сотрудники» (не обязательно для заполнения).
- «Основная организация» – в поле выбирается значение из справочника «Организации». Указанное значение будет по умолчанию использоваться в документах, оформляемых данным подразделением (не обязательно для заполнения).
- «Основной склад» – в поле выбирается значение из справочника «Склады». Указанное значение будет по умолчанию использоваться в документах, оформляемых данным подразделением (не обязательно для заполнения).
- «Основной вид цен» – в поле выбирается значение из справочника «Виды цен» (не обязательно для заполнения).
- «Ассортимент» – в поле выбирается значение из справочника «Ассортименты товаров» (не обязательно для заполнения).
- «Координаты» – в поле указывается значение долготы и широты. Чтобы определить координаты, нажмите кнопку выбора. Откроется окно, где, нажав кнопку «Указать местоположение на карте», можно определить координаты в обработке «Выбор места на карте». Либо, нажав кнопку «Указать местоположение на карте», ввести значение в поле «Адрес подразделения» и выбрать нужный адрес в выпадающем списке. Координаты задаются в формате NMEA и используются для формирования отчетов «Контроль передвижений агентов» и «Зоны охвата передвижений агентов» (не обязательно для заполнения).
- «Начальная точка маршрута» – в поле выбирается значение из выпадающего списка для оптимизации начала маршрута при планировании посещений (необязательно для заполнения):
«Не имеет значения». При выборе этого значения начальной точкой маршрута будет назначена торговая точка с наиболее оптимальным началом маршрута в документе «План посещений».
«Офис». Если торговые Агенты отправляются на маршрут из офиса, первой торговой точкой в маршруте будет ближайшая к офису торговая точка. Начальная точка оптимального маршрута посещений Агента определяется по координатам подразделения, закрепленного за Агентом в программе. Если для подразделения Агента координаты не заданы, то начальной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации.
«Домашний адрес агента». Если Агенты отправляются по маршруту из дома, первой торговой точкой будет ближайшая к дому Агента. Начальная точка оптимального маршрута посещений Агента будет определяться по координатам, указанным в карточке физического лица (сотрудника).
«Заданная торговая точка». При выборе этого значения начальной точкой маршрута назначается определенная ТТ, указанная первой в порядке посещения.
- «Конечная точка маршрута» – аналогичным способом, описанным выше, в поле выбирается значение из выпадающего списка параметров для оптимизации окончания маршрута при планировании посещений (необязательно для заполнения). Начальную и конечную точку маршрута можно настроить для всех подразделений и мобильных сотрудников в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» → «Планирование».
Если значения в настройках «Начальная точка маршрута» и «Конечная точка маршрута» не указаны, то начальная и конечная точки маршрута определяются согласно порядку посещения торговых точек в документе «План посещений».
- «Комментарий» – поле можно заполнить произвольным текстом, заметкой, напоминанием и пр.
- «Адрес подразделения» – в поле указываются значения, выбранные в адресном классификаторе, либо можно ввести данные вручную.
- «Телефон подразделения» – в поле указывается контактный номер телефона. Рядом с полем для отправки смс-сообщения размещена кнопка
, нажав на которую можно после сохранения данных позвонить, либо открыть форму отправки сообщения на телефон контактного лица. Нажмите кнопку выбора, и откроется окно, где заполняются поля:- «Код страны»
- «Код города»
- «Номер»
- «Добавочный»
- «Комментарий»
- «Email подразделения» – в поле указывается контактный электронный адрес. Рядом с полем для ввода электронного адреса размещена кнопка в виде конверта
, нажав на которую можно открыть форму отправки электронного сообщения «Исходящее письмо».
Для удобства возможность закрепления в определенном подразделении нового сотрудника предусмотрена непосредственно в карточке, и можно сразу перейти в справочник «Сотрудники», нажав ссылку «Сотрудники подразделения». Затем, нажав кнопку «Создать», можно открыть окно «Сотрудник (создание)». После сохранения данных новый сотрудник сразу появится в списке табличной части окна.
После заполнения параметров нажмите кнопку «Записать и закрыть». Новое подразделение сразу появится в справочнике «Подразделения и дистрибьюторы». В случае необходимости просмотра, редактирования элемента справочника либо проверки, нажмите кнопку «Записать». Тогда окно остается открытым, данные станут доступны для просмотра другим пользователям, и ответственный за справочник может продолжать вносить изменения в карточке.