В статье описывается справочник «Организации» для хранения сведений об организациях в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией».
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» сведения об организациях хранятся в справочнике «Организации» и используются при заполнении реквизитов в документах и других связанных объектах. Организация может быть юридическим лицом, обособленным подразделением или индивидуальным предпринимателем. В справочнике «Организации» непосредственно указываются обособленные филиалы, выделенные на отдельный баланс. Обособленные подразделения без выделения на самостоятельный баланс указываются в составе организации.
До начала работы в разделе «Организации» необходимо включить нужные параметры учета в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции». Если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, флажок параметра «Несколько организаций» должен быть включен. Тогда в разделе «Нормативно-справочная информация» → «Организации» появится ссылка на справочник «Организации». Если в состав предприятия входит только одна организация, то флажок параметра «Несколько организаций» следует отключить, а справочник «Организации» будет доступен для просмотра и редактирования только в разделе «Настройка дистрибуции» и в поле «Организация» при создании документов. Для ввода или редактирования сведений об организации необходимы права ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.
Внешний вид
В верхней части окна справочника «Организации» находятся системные кнопки управления. Ниже отображается информация в трех колонках табличной части:
- «Наименование»
- «Код»
- «Головное подразделение»
Создание и редактирование
- В окне справочника «Организации» нажмите кнопку «Создать». Откроется окно «Организация (создание)».
- Поле «Наименование» заполните кратким названием организации (обязательно для заполнения), например, ОП "Астраханский", которое будет отображаться в списке справочника.
- Поле «Префикс» заполните буквенным сочетанием организации (необязательно для заполнения), например, "АСТ", которое будет отображаться в нумерации документов в ЦБД, оформленных от имени этой организации. Максимальная длина префикса - 3 знака. Если префикс не установлен, то по умолчанию устанавливается значение 000.
Префикс информационной базы добавляется автоматически к кодам элементов справочников и номерам документов для того, чтобы различать программы, в которых они были введены, и избежать дублирования данных. Префикс организаций поможет идентифицировать документы, созданные от имени этих организаций.
- В поле «Код» отображается идентификатор, который присваивается автоматически после записи элемента, либо может быть введен вручную.
- Поле «Полное юр. наименование» заполните полным названием организации (необязательно для заполнения), например, Обособленное подразделение "Астраханский", которое будет использоваться при печати документов.
- В поле «Головное подразделение» выберите значение из справочника «Подразделения и дистрибьюторы», если новая организация входит в состав подразделения. Для этого нажмите кнопку выбора и укажите в списке нужное наименование (либо создайте новое, нажав кнопку «Создать»).
- В поле «Использует счета-фактуры» включается режим формирования в приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» документа «Счет-фактура» при проведении документа «Реализация». Если флажок не установлен, то счет-фактура в МТ не формируется.
- При использовании НДС в документах продаж по договору в поле «Использовать НДС» флажок включен. Настройка устанавливается автоматически при выгрузке данных из других учетных систем, редактирование недоступно.
- В поле «Руководитель» выберите значение из справочника «Физические лица» для отображения в документах руководителя организации (необязательно для заполнения).
- В поле «Главный бухгалтер» выберите значение из справочника «Физические лица» для отображения в документах ответственного лица организации, выполняющего роль главного бухгалтера (необязательно для заполнения).
- В поле «Юридический адрес» (обязательно для заполнения) укажите значения, выбранные в адресном классификаторе, либо можно ввести данные вручную. Указанный адрес организации будет использоваться при заполнении печатных форм документов. Рядом с полем размещена кнопка выбора функций:
«Ввести комментарий» – нажмите кнопку, и откроется окно для добавления текста, который после сохранения будет отображаться под строкой.
- «Адрес на Яндекс.Картах» – нажмите кнопку, и откроется окно браузера на странице Яндекс. Карты, где можно скопировать и внести адрес из сервиса геокодирования для определения координат.
- «Адрес на Google Maps» – нажмите кнопку, и откроется окно браузера на странице Google Maps, где можно скопировать и внести адрес из сервиса геокодирования для определения координат.
- «Заполнить» – нажмите кнопку выбора, и откроется список созданных ранее значений, которые можно использовать повторно. Кнопка не отображается, если значения еще не вносились.
- При необходимости в поле «Фактический адрес» укажите другой адрес организации, как описано в предыдущем пункте (необязательно для заполнения).
- При необходимости в поле «Почтовый адрес» укажите адрес для получения почтовых отправлений, как описано в предыдущем пункте (необязательно для заполнения).
- В поле «Телефон» укажите номер телефона организации (необязательно для заполнения). Нажмите кнопку выбора, и откроется окно, где заполняются поля:
- «Код страны»
- «Код города»
- «Номер»
- «Добавочный»
- «Комментарий»
- В поле «Электронная почта» укажите адрес электронной почты организации (необязательно для заполнения).
- В поле «Факс» укажите номер организации для получения и отправки факсимильных сообщений (необязательно для заполнения).
- В поле «Другое» можно указать любое произвольное текстовое значение, которое будет отображаться в скобках рядом с наименованием организации в печатных формах документов.
После заполнения параметров нажмите кнопку «Записать и закрыть». В случае необходимости просмотра, редактирования элемента справочника либо проверки, нажмите кнопку «Записать». Тогда окно остается открытым, данные организации станут доступны для просмотра другим пользователям, и ответственный за справочник может продолжать вносить изменения в карточке.
Банковские счета и кассы организации
Для каждой организации может быть определено любое количество банковских счетов для оформления безналичных оплат и любое количество касс для оформления оплаты наличными.
Для просмотра и редактирования списка банковских счетов необходимо на верхней панели навигации перейти по ссылке «Банковские счета», чтобы заполнить необходимые реквизиты.
Для просмотра и редактирования списка касс необходимо на панели навигации перейти по ссылке «Кассы организации», чтобы выбрать и заполнить необходимые реквизиты либо создать новую кассу.
Контактная информация организации
После сохранения параметров в карточке организации становятся доступными следующие функции:
- Рядом с полем для ввода электронного адреса размещена кнопка в виде конверта
, нажав на которую можно открыть форму отправки электронного сообщения «Исходящее письмо». - Рядом с полем для отправки смс-сообщения размещена кнопка
, нажав на которую можно, после сохранения данных, позвонить либо открыть форму отправки сообщения на телефон контактного лица организации.
Чтобы указать несколько адресов, контактных телефонов или электронных адресов, нажмите кнопку «Добавить». Откроется контекстное меню, где после выбора дополнительных сведений, их можно заполнить в дополнительных строках, которые появляются под основным значением.