В статье описывается документ «Расходный кассовый ордер» для ведения учета кассовых операций в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» по списанию денежных средств.
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» (УД) списание денежных средств от клиентов регистрируются в журнале «Кассовые ордера».
Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) может быть создан:
- в основной учетной системе и загружен в УД с помощью модуля подключения к учётной системе;
- в мобильном приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» и загружен с помощью обработок «Обмен данными», «Синхронизация данных по Т-Обмену» или «Загрузка данных от дистрибьюторов»;
- в учетной системе дистрибьютора и загружен с помощью обработок «Синхронизация данных по Т-Обмену» или «Загрузка данных от дистрибьюторов»;
- в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией».
Для ввода или редактирования документа «Расходный кассовый ордер» в журнале «Кассовые ордера» необходимы права администрирования или ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.
Документы «Расходный кассовый ордер» могут быть оформлены на основании ранее выписанных документов «Возврат товаров от клиента» или «Поступление товаров».
Чтобы создать документ «Расходный кассовый ордер» в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией», откройте в разделе «Оперативные документы» → «Кассовые ордера».
В журнале «Кассовые ордера» нажмите на верхней панели кнопку «Создать», в выпадающем списке выберите «Расходный кассовый ордер». Откроется окно «Расходный кассовый ордер (создание)».
Внешний вид
Панель навигации в окне «Расходный кассовый ордер (создание)» находится в верхней части окна и содержит ссылки для перехода в другие справочники после сохранения:
- «О документе» – для просмотра геолокационных сведений о загруженном из мобильного устройства документе «Расходный кассовый ордер», созданном в приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля».
- «Связанные документы» – для просмотра связанных документов в иерархическом порядке, где содержатся сведения о наименовании, дате и времени их создания или изменения. Для быстрого перехода к документу нажмите нужное наименование, кликнув мышью два раза, и он откроется для просмотра или редактирования.
- «Движения документа» – для просмотра регистров сведений о расчетах.
Ниже отображаются системные кнопки управления и поля для заполнения параметров, необходимых для оформления списания денежных средств. Информация в табличной части внизу окна меняется в зависимости от вида операции.
Создание и редактирование
Заполните необходимые параметры:
- Поля «Номер... от...» заполняются автоматически при записи документа с префиксом «УД» по умолчанию либо другим буквенным сочетанием, указанным в справочнике «Организации» в поле «Префикс». При необходимости номер и дата создания документа указываются вручную. При загрузке документов из МТ им присваиваются внутренние номера с префиксом, указанном в настройке «Стартовые номера» в разделе «Обмен с мобильными устройствами» → «Обмен данными», а также с префиксом Агента, если они были указаны в поле «Префикс номеров документов» в «Персональных настройках обмена с МУ».
- «Касса» – в поле указывается значение из справочника «Кассы организации», если оформляется списание наличных денежных средств.
- «Организация» – в поле отображается наименование организации, от имени которой оформляется документ. В случае если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций и параметр «Несколько организаций» в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен, то можно нажать кнопку выбора и указать нужное наименование из справочника «Организации».
- «Операция» – в поле указывается значение из выпадающего списка, которое влияет на состав параметров РКО:
- «Выдача подотчетнику» – регистрация списания наличной оплаты подотчетному лицу.
- «Возврат оплаты клиенту» – регистрация списания наличной оплаты покупателю.
- «Оплата поставщику» – регистрация списания наличной оплаты покупателю.
- «Прочие расходы» – регистрация прочих расходов.
- «Контрагент» – в поле указывается значение из справочника «Контрагенты», если параметр «Использовать контрагентов» включен в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» для ведения учета по контрагентам. Тогда поле отображается в форме РКО, и выбирается контрагент, закрепленный за торговой точкой и указанный в договоре.
- «Торговая точка» – в поле указывается значение из справочника «Торговые точки», для которой производится списание денежных средств.
- «Документ-основание» – нажмите кнопку выбора, и откроется окно «Выбор типа данных», где можно выбрать, какой из журналов откроется для указания нужного документа: «Возврат товаров от клиента» или «Поступление товаров». После выбора документа-основания остальные поля могут быть заполнены автоматически, и список документов, которые должны быть оплачены отображается в табличной части в колонке «Расчетный документ».
«Сумма документа» – в поле отображается общая сумма денежных средств в документе, если выбран документ основание либо указан список документов, которые должны быть оплачены в табличной части в колонке «Расчетный документ». Значение также можно ввести вручную. Валюта документа определяется валютой кассы, по которой отражается списание денежных средств, либо в соответствии с договором.
- «Подразделение» – в поле указывается значение из справочника «Подразделения и дистрибьюторы», которое в дальнейшем может использоваться при разграничении доступа.
- «Договор» – в поле указывается значение из справочника «Договоры с клиентами» для закрепления связи с договором клиента, на основании которого регистрируется РКО.
- «Агент» – в поле указывается значение из справочника «Сотрудники».
- «Менеджер» – в поле отображается пользователь, во время сеанса которого создается документ. Для выбора другого сотрудника нажмите кнопку выбора и укажите значение из справочника «Пользователи».
- «Физическое лицо» – в поле указывается значение из справочника «Физические лица». Данное поле отображается при выборе операции «Выдача подотчетнику».
В табличной части документа заполнение колонки «Сумма» производится автоматически, если выбраны документы-основания, зарегистрированные в УД. Тогда требуется указать в строке расчетный документ, по которому производится оплата, в случае если выбран вид операции «Возврат товаров от клиента» или «Поступление товаров». Для этого нажмите кнопку «Добавить» либо в колонке «Расчетный документ» нажмите кнопку выбора. Откроется окно «Выбор документа расчетов с торговой точкой», где в списке документов нужно указать нужное наименование.
Для вида операции «Прочие расходы» и «Выдача подотчетнику» расчетный документ не указывается.
В колонке «Сумма» заполняется значение планируемой суммы выдачи денежных средств, которое указано в поле «Сумма документа».
Если нужно зафиксировать изменения в регистре, то нажмите кнопку «Провести». В случае необходимости просмотра, редактирования либо проверки документа, нажмите кнопку «Записать». Тогда окно остается открытым, данные станут доступны для просмотра другим пользователям, и ответственный за документ может продолжать вносить изменения в форме.
Для сохранения параметров нажмите кнопку «Провести закрыть». Новый документ «Расходный кассовый ордер» сразу отобразится в списке табличной части журнала «Кассовые ордера».