В статье описывается документ «Приходный кассовый ордер» для ведения учета кассовых операций в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» по поступлению денежных средств.
В конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией» (УД) поступление денежных средств от клиентов регистрируются в журнале «Кассовые ордера».
Документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) может быть создан:
- в основной учетной системе и загружен в УД с помощью модуля подключения к учётной системе;
- в мобильном приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля» и загружен с помощью обработок «Обмен данными», «Синхронизация данных по Т-Обмену» или «Загрузка данных от дистрибьюторов»;
- в учетной системе дистрибьютора и загружен с помощью обработок «Синхронизация данных по Т-Обмену» или «Загрузка данных от дистрибьюторов»;
- в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией».
Для ввода или редактирования документа «Приходный кассовый ордер» в журнале «Кассовые ордера» необходимы права администрирования или ответственного пользователя, которому предоставлен доступ.
Документы «Приходный кассовый ордер» могут быть оформлены на основании ранее выписанных «Заказов клиента». При оформлении документов реализации без предварительных заказов, поступление наличной оплаты от клиента может быть зарегистрировано на основании документа «Реализация товаров».
Чтобы создать документ «Приходный кассовый ордер» в конфигурации «Агент Плюс: Управление дистрибуцией», откройте в разделе «Оперативные документы» → «Кассовые ордера».
В журнале «Кассовые ордера» нажмите на верхней панели кнопку «Создать», в выпадающем списке выберите «Приходный кассовый ордер». Откроется окно «Приходный кассовый ордер (создание)».
Внешний вид
Панель навигации в окне «Приходный кассовый ордер (создание)» находится в верхней части окна и содержит ссылки для перехода в другие справочники после сохранения:
- «О документе» – для просмотра геолокационных сведений о загруженном из мобильного устройства документе «Приходный кассовый ордер», созданном в приложении «Агент Плюс: Мобильная торговля».
- «Связанные документы» – для просмотра связанных документов в иерархическом порядке, где содержатся сведения о наименовании, дате и времени их создания или изменения. Для быстрого перехода к документу нажмите нужное наименование, кликнув мышью два раза, и он откроется для просмотра или редактирования.
- «Движения документа» – для просмотра регистров сведений о расчетах.
Ниже отображаются системные кнопки управления и поля для заполнения параметров, необходимых для оформления поступления денежных средств. Список заказов клиентов и документов реализации, которые должны быть оплачены, отображается в табличной части «Расчетный документ».
Создание и редактирование
Заполните необходимые параметры:
- Поля «Номер... от...» заполняются автоматически при записи документа с префиксом «УД» по умолчанию либо другим буквенным сочетанием, указанным в справочнике «Организации» в поле «Префикс». При необходимости номер и дата создания документа указываются вручную. При загрузке документов из МТ им присваиваются внутренние номера с префиксом, указанном в настройке «Стартовые номера» в разделе «Обмен с мобильными устройствами» → «Обмен данными», а также с префиксом Агента, если они были указаны в поле «Префикс номеров документов» в «Персональных настройках обмена с МУ».
- Поле «Номер дистрибьютора» отображается только если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок параметра «Загрузка данных от дистрибьютора» для запуска и отображения подсистемы «Данные дистрибьюторов». Поле заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
- «Организация» – в поле отображается наименование организации, от имени которой оформляется документ. В случае если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций и параметр «Несколько организаций» в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен, то можно нажать кнопку выбора и указать нужное наименование из справочника «Организации». Поле «Организация дистрибьютора» отображается, только если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок параметра «Загрузка данных от дистрибьютора» для запуска и отображения подсистемы «Данные дистрибьюторов». Поле заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
- «Касса» – в поле указывается значение из справочника «Кассы организации», если оформляется поступление наличных денежных средств.
- «Операция» – в поле указывается значение из выпадающего списка:
- «Поступление оплаты от клиента» – регистрация наличной оплаты от покупателя.
- «Поступление предоплаты от клиента» – регистрация предоплаты от покупателя.
- «Прочие доходы» – регистрация прочих доходов.
- «Контрагент» – в поле указывается значение из справочника «Контрагенты», если параметр «Использовать контрагентов» включен в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» для ведения учета по контрагентам. Поле «Контрагент дистрибьютора» отображается только если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок параметра «Загрузка данных от дистрибьютора» для запуска и отображения подсистемы «Данные дистрибьюторов». Поле заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
- «Торговая точка» – в поле указывается значение из справочника «Торговые точки», которая произвела оплату. Поле «Торговая точка дистрибьютора» отображается, только если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок параметра «Загрузка данных от дистрибьютора» для запуска и отображения подсистемы «Данные дистрибьюторов». Поле заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
«Сумма документа» – в поле отображается общая сумма денежных средств в документе, если выбран документ основание либо указан список заказов клиентов и документов реализации, которые должны быть оплачены в табличной части «Расчетный документ». Значение также можно ввести вручную. Валюта документа определяется валютой кассы, по которой отражается поступление денежных средств либо в соответствии с договором.
- «Документ-основание» – нажмите кнопку выбора, и откроется окно «Выбор типа данных», где можно выбрать, какой из журналов откроется для указания нужного документа: «Заказы клиентов» или «Реализации товаров». После выбора документа-основания остальные поля могут быть заполнены автоматически, и список документов реализации, которые должны быть оплачены, отображаются в табличной части «Расчетный документ».
- «Подразделение» – в поле указывается значение из справочника «Подразделения и дистрибьюторы», которое в дальнейшем может использоваться при разграничении доступа.
- «Агент» – в поле указывается значение из справочника «Сотрудники». Поле «Агент дистрибьютора» заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
- «Договор» – в поле указывается значение из справочника «Договоры с клиентами» для закрепления связи с договором клиента, на основании которого регистрируется ПКО.
- «Менеджер» – в поле отображается пользователь, во время сеанса которого создается документ. Для выбора другого сотрудника нажмите кнопку выбора и укажите значение из справочника «Пользователи».
Заполнение табличной части документа производится вручную, если документы-основания не зарегистрированы в УД. Тогда требуется указать в строке расчетный документ, по которому производится оплата, в случае если выбран вид операции «Поступление оплаты от клиента» или «Поступление предоплаты от клиента». Для этого в колонке «Расчетный документ» нажмите кнопку выбора и откроется окно «Выбор документа расчетов с торговой точкой», где в списке документов нужно указать нужное наименование.
Для вида операции «Прочие расходы» расчетный документ не указывается.
В колонке «Торговая точка дистрибьютора» отображается наименование, только если в разделе «Администрирование» → «Настройка дистрибуции» включен флажок параметра «Загрузка данных от дистрибьютора» для запуска и отображения подсистемы «Данные дистрибьюторов». Поле заполняется автоматически при загрузке данных от дистрибьюторов и при создании ПКО в УД не используется.
Если клиент платит общей суммой без указания заказа или счета, необходимо указать сумму оплаты, поступившую от клиента, следующим образом:
- В поле «Сумма документа» вводится сумма платежа. Сумма платежа вводится в валюте, в соответствии с выбранной кассой организации.
- В табличной части «Расчетный документ» заполняется строка с указанием суммы денежных средств без указания расчетного документа.
Если нужно зафиксировать изменения в регистре, то нажмите кнопку «Провести». В случае необходимости просмотра, редактирования либо проверки документа, нажмите кнопку «Записать». Тогда окно остается открытым, данные станут доступны для просмотра другим пользователям, и ответственный за документ может продолжать вносить изменения в форме.
Для сохранения параметров нажмите кнопку «Провести закрыть», и новый документ «Приходный кассовый ордер» сразу отобразится в списке табличной части журнала «Кассовые ордера».